Gerenciar o fluxo de documentos e contratos é uma tarefa indispensável para toda empresa. A falta de organização e de eficiência nesse processo pode acarretar em custos e retrabalho, fatores indesejados em um mercado tão competitivo e dinâmico.
A boa notícia é que hoje existem metodologias e ferramentas digitais de gestão que otimizam esse trabalho, centralizando documentos em uma mesma plataforma e permitindo o compartilhamento inteligente das informações contidas neles.
Neste artigo, falaremos sobre a gestão de documentos digitais, bem como os principais motivos para adotar essa prática no seu negócio.
O que é gestão de documentos digitais
A gestão de documentos digitais é um conjunto de práticas de gerenciamento e monitoramento de documentos que ocorre 100% em meio digital.
Com o auxílio de softwares específicos para esse fim, todas informações, documentos e contratos ficam armazenados de forma mais organizada e de fácil acesso.
Se lidar com a papelada e com o vai e vem de contratos é algo que demanda tempo e dinheiro, aqui o objetivo é justamente agilizar e simplificar todas as etapas do ciclo de vida desses documentos.
Desvantagens da gestão tradicional de documentos
Muitas empresas, ainda hoje, gerenciam seus documentos da forma tradicional, ou seja: papel, caneta, cartório, arquivamento físico etc. Se por um lado isso dá a sensação de segurança e de “lidar com o conhecido”, existem inúmeras desvantagens que pesam para o outro lado:
- Tempo: em média, um contrato físico leva em média 30 dias para ser fechado;
- Custo: empresas chegam a perder 10% da receita com o vai e vem de contratos físicos;
- Riscos: de fraude, extravio, perda ou danos naturais;
- Impacto ambiental: cada folha de papel consome, em média, 10 litros de água para ser produzida.
Esses e outros fatores aumentam a necessidade de soluções mais eficientes e sustentáveis, como veremos a seguir.
Vantagens da gestão de documentos digitais
Economia de tempo
Se na gestão tradicional o tempo médio era de 30 dias para fechar um contrato, no digital isso cai para aproximadamente 7 dias. Com poucos cliques e de qualquer lugar do mundo, todos os participantes podem assinar o documento, que depois ficará armazenado na mesma plataforma.
Redução de custos
Além dos custos de impressão (impressora, tinta, papel), elimina-se também a necessidade de espaço físico para armazenamento e das idas e vindas ao cartório. Isso porque já é possível gerir todas as etapas do processo dentro da mesma plataforma, sem abrir mão da validade jurídica.
Segurança
Cada etapa do ciclo de vida de um documento é protegida por protocolos de alto nível de segurança: criptografia, controle de acesso, IP da máquina, entre outras. Isso garante ainda mais proteção do que no método tradicional.
Acesso aos documentos
Com um dispositivo (celular ou computador) e acesso à internet, qualquer participante de um documento pode acessá-lo para assinatura ou consulta de qualquer lugar do mundo e a qualquer hora. O acesso fica restrito somente a pessoas autorizadas.
Sustentabilidade
Neste ponto, é interessante observarmos alguns dados:
- 42% de toda madeira extraída no mundo é utilizada na fabricação de papel;
- 324 litros de água são necessários para produzir 1kg de papel;
- 50% do que uma empresa gera de resíduo é papel;
- A produção de papel gera resíduos extremamente tóxicos para a água, o ar e o solo.
Com a gestão de documentos digitais, além de reduzir drasticamente o consumo de papel, eliminamos as emissões decorrentes da logística dos documentos e contratos.
Motivos para investir na gestão de documentos digitais
Além dos benefícios mencionado até aqui, listamos a seguir os principais motivos para investir em uma ferramenta de gestão digital:
- Agilidade nos processos internos da empresa
- Centralização e organização de informações e dados
- Aumento da produtividade dos colaboradores
- Automação de processos
- Desburocratização das contratações
- Integração com outros softwares que a empresa utiliza
- Facilidade em fechar negócios, contratações e outros à distância
Se quase todas as áreas de uma empresa fazem uso de documentos e contratos no dia a dia, é fácil imaginar o impacto que a digitalização pode ter nos resultados do negócio.
Validade Jurídica de documentos digitais
Uma dúvida muito comum em relação à assinatura e aos documentos digitais é a respeito da validade jurídica desta modalidade. Vamos esclarecer esse ponto:
A Medida Provisória 2.200-2 instituiu, em 2001, a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, garantindo a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica.
Portanto, documentos eletrônicos passam a ter a mesma validade legal que os documentos impressos assinados à mão ou autenticados em cartório.
É importante lembrar que estamos falando de documentos nato-digitais, ou seja, que já nascem em ambiente virtual e tem todo o seu ciclo de vida neste formato.
Plataforma de gestão digital de contratos
Ter uma plataforma que oferece serviços como as assinaturas digitais com e sem certificado, que permite toda a gestão de documentos eletrônicos e contratos digitais em um só lugar pode fazer toda a diferença no dia-a-dia do seu negócio.
Agora que você já sabe a importância da gestão de documentos digitais, procure uma ferramenta completa, na qual você consegue gerenciar todo o fluxo de documentos empresariais, disparar documentos para assinatura, verificar as assinaturas pendentes, acompanhar histórico de alterações, conferir quais documentos estão vigentes, criar tarefas de acompanhamento, entre outras funcionalidades.