A administração de empreendimentos comerciais reúne diversas tarefas que ficam sob a responsabilidade do proprietário ou de um profissional capacitado, com técnicas apropriadas de gerenciamento de pessoas e negócios.

São muitas tarefas que precisam ser realizadas, garantindo o funcionamento pleno, o atendimento a clientes e fornecedores, além dos balancetes que precisam ser apresentados para serviços terceirizados, como escritórios de contabilidade.

O ambiente comercial está se adaptando às novas tecnologias, que ajudam no gerenciamento e no setor administrativo. Dessa forma, as pessoas responsáveis devem acompanhar as novidades que o mercado oferece e investir em equipamentos e serviços especializados.

Soluções digitais facilitam administração

De olho nas integrações que a tecnologia oferece nos mais diversos segmentos, o setor comercial, como um importante agente na economia em diferentes níveis de atuação, está se apropriando de soluções digitais desenvolvidas para os empreendimentos e negócios como lojas, restaurantes e escritórios de serviços.

O controle das atividades comerciais pode ser concentrado em um sistema para loja de roupas, uma ferramenta que ajuda nas tarefas do dia a dia, como procedimentos financeiros, estoque, caixa e fornecedores.

Planilhas específicas podem ser acessadas de acordo com os operadores, determinado por um gerente geral, em conformidade com as funções de cada funcionário da empresa.

Dessa forma, os responsáveis pela emissão de notas fiscais e boletos, por exemplo, recebem notificações pessoais em um aplicativo próprio, ou no e-mail corporativo.

Para os administradores de empresas, podem conciliar atividades bancárias com o gerenciamento de compras e o controle de estoque. Os atendentes podem identificar as peças à disposição e indicar os produtos para os clientes de forma acertada, tendo certeza que o bem de consumo está à disposição na loja.

O acesso ao cofre digital pode ser feito por meio de reconhecimento de voz, ou por meio das digitais, aumentando a segurança patrimonial contra pessoas mal-intencionadas.

Essa tecnologia é de simples instalação e fácil operação, permitindo o depósito de somas consideráveis ao fim do dia, até a abertura de uma agência bancária.

Contabilidade é determinante para investimentos

Para que uma empresa tenha crescimento saudável, é preciso investimentos corretos em produtos que a sociedade busca no dia a dia. Por isso é preciso garantir a presença de tecnologias relacionadas à finalidade do empreendimento, com um planejamento adequado para os passos dados ao longo dos processos de atuação.

O serviço de digitalização de documentos contábeis é uma realidade que abrange cada vez mais lojas de roupas e calçados. Isso permite um armazenamento mais prático e seguro em programas dedicados e exclusivos.

A otimização de tempo é um dos maiores benefícios, já que os documentos podem ser acessados de maneira imediata por meios digitais, como um computador exclusivo, ou salvo em sites especializados, bastando ter acesso à internet.

Representantes comerciais de fornecedores possuem um software orçamentos em que é possível apresentar os valores de uma compra e, ao finalizar a comercialização, emitir a nota fiscal e o boleto de pagamento de maneira imediata.

Equipamentos terceirizados mantém atualização

A emissão de notas fiscais e orçamentos precisa ter uma cópia física, para que o setor administrativo tenha tudo registrado de maneira clara e precisa. Para isso, utilizam equipamentos apropriados dentro dos escritórios e salas de gerenciamento.

O mercado oferece a terceirização de equipamentos como forma de baratear os custos com a tecnologia envolvida. Dessa forma, o aluguel de impressoras sp zona sul ou qualquer outra parte do país, pode ser realizado por meio de representantes comerciais, que oferecem diversas vantagens para os empreendedores, como:

• Investimento baixo;
• Equipamentos atualizados;
• Manutenção preventiva;
• Substituição de peças sem custo.

Os empreendimentos comerciais que formalizam parcerias com empresas terceirizadas podem ficar despreocupados com compras de toners ou cartuchos, assim como a disponibilidade de um espaço para armazenamento adequado.

As empresas que trabalham com aluguel de impressoras fornecem todos os materiais de maneira imediata, ou com periodicidade de acordo com as necessidades de uso e substituição.

A mão de obra especializada também é um benefício muito positivo, pois as configurações com computadores, tablets e, até mesmo, smartphones são realizados por profissionais que atuam na área de tecnologia da informação, dispensando a contratação de uma pessoa apenas para esse tipo de trabalho.

Toda as soluções apresentadas podem ser adaptadas de acordo com as necessidades de um empreendimento comercial, com a formalização de parcerias ou contratação de serviços específicos para um atendimento pontual.

O gerenciamento devidamente aplicado, com uma equipe de funcionários capacitada e treinada é de fundamental importância para o bom desempenho no mundo comercial, buscando de todas as formas se destacar perante os clientes e a própria concorrência.

Inclusive, com a adesão cada vez maior da tecnologia, até mesmo a atração de clientes se da de diferentes formas.

Contar com uma agência digital, por exemplo, pode ser determinante para criar campanhas no meio online, atraindo os potenciais consumidores conforme os  objetivos da marca e necessidades desses usuários, visto que as relações passaram a se dar nesses locais.

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Para quem deseja ter um negócio próprio, não tem mistério, é muito trabalho para prosperar e fazer o empreendimento crescer, não importa qual seja o tipo de negócio escolhido: se comércio, prestação de serviço, fábrica, entre outros.

Um negócio próprio exige uma extrema dedicação para que o sucesso possa alcançar o empreendedor. Não basta ter uma boa ideia, é preciso tirá-la do papel e colocá-la em prática.

Antes de empreender, é necessário verificar uma série de condições para ter certeza de que será possível realizar esse grande sonho e fazê-lo crescer.

• O dinheiro necessário para investir no empreendimento;
• Se terá condições de comprar toda a mercadoria necessária;
• Se poderá investir o tempo necessário para o empreendimento;
• Se poderá para com todas as obrigações legais do empreendimento.

Além do investimento no empreendimento em si, é necessário fazer investimento em infraestrutura para que o ambiente esteja apto para receber clientes e a permita a permanência de pessoas no ambiente com segurança e proteção, por exemplo, a instalação de portas corta fogo.

É possível realizar o orçamento de compra de portas corta fogo SP pela internet. Porém este equipamento de segurança precisa ser adquirido em uma empresa séria e que respeite todas as normas de segurança exigidas na fabricação dessas estruturas.

Tipos de empreendimento

Dentre os empreendimentos favoritos estão os empreendimentos alimentícios e os empreendimentos de vestuário.

Os empreendimentos alimentícios, podemos citar lanchonetes, restaurantes e supermercados, tem uma série de obrigações e legislações a cumprir, além de precisar lidar e estar em dia com todas as exigências impostas pela vigilância sanitária ao setor.

A vigilância sanitária é muito rígida quanto ao cumprimento de normas para estabelecimentos de comida. O modo correto de conservação de alimentos para venda ou para servir, a validade dos alimentos adquiridos, a limpeza do local, principalmente estoques e cozinhas, além de licenças de funcionamento.

As exigências para o comércio de alimentação são bem altas, porém, tudo deve ser entendido como medidas de segurança e saúde para a população, no intuito de também promover bem estar.

Um problema de saúde, adquirido por alimentos vencidos ou contaminados por má conservação e falta de higiene, pode levar uma pessoa a óbito.

A vantagem é que o retorno financeiro do investimentos em estabelecimentos alimentícios é rápida. A demanda por alimentos é muito grande, principalmente em um país com mais de 200 milhões de habitantes onde a maioria faz de três a quatro refeições por dia; a demanda faz do setor um negócio bem lucrativo.

As lojas femininas também são bastante exploradas por empreendedores. O comércio varejista de roupas é movimentado. A indústria da beleza é um dos grandes segredos para manter o setor aquecido.

A exigência constante com a estética feminina perfeita, a cobrança com a boa aparência e roupas sempre novas, faz com que o setor de vestuário feminino sempre apresenta bons índices de venda.

Tecnologias infraestrutura para empresas

Principalmente para quem trabalha com mercadoria não perecível, o controle do fluxo de entrada e saída de mercadorias é imprescindível para controle da loja e melhora no faturamento.

O investimento em sistema operacional para controle de lojas precisa ser feito de maneira correta e exata, para evitar roubos e falta de controle no estoque.

Os softwares de controle de gestão empresarial foram criados por empresa para facilitar o rotina de todos; desde os pequenos comércios às grandes indústrias e, podem ser adquiridos para instalação e uso por profissionais de empresas de tecnologia, podemos citar como exemplo de gestão empresarial o sistema CRM.

E para quem vai se tornar um microempreendedor além de todo o investimento em estruturas e sistemas, também é necessário estar em dia com obrigações da lei.

Não como uma empresa funcionar sem a condição legal fornecida pela justiça, bem como a realização do pagamento de impostos para o fisco.

O MFE ceará (Módulo Fiscal Eletrônico), é uma obrigatoriedade para quem vai trabalhar com o mercado varejista.

Esse equipamento é o emissor de nota fiscal eletrônica que tem cadastrado todas as exigências fiscais para validação ou não aceitação do XML e realiza emissão regular com o SEFAZ, (Secretaria de Estado da Fazenda).

A impressão dessa nota não pode ser feita em impressoras comuns e nem pode ser feito o aluguel de impressoras podendo ser feito somente pelo MFE que substituiu a antiga impressora fiscal.

Para que seja possível a criação de um empreendimento é necessário a análise de todos os prós e contras do investimento, para que haja certeza da condição de crescimento e sucesso de uma empresa.

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Graças a isso, os empresários e empreendedores precisam de boas dicas e de muita criatividade e esforço para que sejam capazes de sair na frente da concorrência, trazendo novidades que realmente agreguem tanto na experiência do cliente quanto na rotina do estabelecimento ou fábrica que comandam.

Uma boa gestão empresarial passa por várias etapas e horizontes de preocupação. Os principais são:

• O das demandas jurídicas;
• O das demandas contábeis;
• O das demandas estratégicas;
• O das demandas comerciais;
• O das demandas humanas.

Naturalmente, algumas dessas demandas são tão específicas que exigem uma assistencia tecnica, como no caso do setor jurídico, a atuação do contador e até mesmo de recursos humanos ou Departamento Pessoal.

Esses são setores e atividades fundamentais para o desenvolvimento do negócio, ganhando ainda mais importância quando a empresa já tem uma quantidade maior de funcionários e várias equipes que precisam comunicar-se internamente.

No entanto, mesmo sendo importantes, muitas dessas atividades não são tidas como o core business do negócio, ou seja, a atividade-fim. Inclusive, também há cada vez mais necessidade de otimizar as rotinas e serviços.

É nesse contexto que a terceirização e o outsourcing surgem como opções eficazes para expandir o negócio e manter a qualidade das atividades realizadas, otimizando o processo de gestão.

Seguem adiante algumas dicas de gestão empresarial e um caso que tem crescido bastante nessa área.

O que é outsourcing de serviços?

Uma das dicas mais valiosas do momento é a do outsourcing. O caso mais tradicional é o de aluguel de impressoras, que inclui o serviço de suprimentos voltados para essa mesma área.

Trata-se, de uma modalidade de serviço que remete à famosa terceirização, que é quando uma empresa delega uma função que não está diretamente ligada ao seu negócio a uma prestadora de serviço.

Não é segredo para ninguém a importância que a impressão gráfica pode chegar a ter dentro de um escritório atual.

Isso porque, em muitos casos, se a empresa for tentar “abraçar o mundo” como dizem, isto é, cuidar de toda a parte de instalação, manutenção, reposição e mesmo troca de equipamentos quando a tecnologia defasar-se, certamente ela encontrará problemas e acabará dispersando do seu foco central.

Aí é que entra o papel da terceirização, que apresenta uma infinidade de vantagens que vão desde otimização do tempo de trabalho, passando por redução nos custos até o ponto supracitado.

Ou seja, a empresa prestadora do serviço se responsabiliza não apenas por prestar serviço de reposição e manutenção, como também por garantir que os equipamentos fornecidos estejam em dia com as tecnologias de ponta do momento.

No caso da impressão de documentos o serviço inclui:

• A instalação das máquinas;
• A configuração em rede;
• A manutenção de softwares;
• A manutenção de hardwares;
• A troca imediata mediante defeito;
• A substituição por melhor tecnologia;
• O abastecimento de suprimentos, etc.

Exemplos mais tradicionais de serviços e outsourcings do mercado

No caso das impressoras pode soar como novidade para alguns, mas hoje há quem terceirize até mesmo algumas atividades da empresa que estão mais diretamente ligadas ao seu setor propriamente dito (mais ou menos como se uma padaria delegasse a produção de pães a outra empresa).

De qualquer modo, há casos tradicionais que também são exemplos de outsourcing/terceirização, embora algumas décadas atrás não recebessem esse nome, ao menos não aqui no Brasil.

O mais tradicional deles é o da contabilidade terceirizada. Como grande parte do comércio em geral é composto de pequenos e médios negócios, obviamente que a maioria das empresas não tem um contador exclusivo para atender as demandas do negócio.

O mesmo ocorre, em geral, com o papel do advogado. Sempre foi uma praxe no varejo contratar o trabalho ou consultoria desses profissionais de modo “terceirizado”, isto é, sem chegar a integrá-los à folha de pagamento dos funcionários e colaboradores da empresa contratante.

O papel da tecnologia da digitalização

Finalmente, remetendo ao prometido caso de sucesso, um exemplo de negócio que tem prosperado bastante nessa área é o da Empresa Digitalização de Documentos.

Também conhecido como GED (Gerenciamento Eletrônico de Dados), trata-se de um setor cada vez mais importante tanto para pequenos quanto para grandes negócios.

Esse gerenciamento consiste em simplesmente digitalizar documentos e qualquer tipo de papel que seja importante de ser guardado e arquivado pela empresa.

Antigamente isso redundava em arquivos e mais arquivos de ferro, que eram aqueles móveis antigos e físicos distribuídos pelo escritório.

Hoje tudo é digitalizado e hospedado em mais de um local (às vezes fora do país), garantindo a segurança do documento, bem como o conforto e praticidade de que ele poderá ser acessado de qualquer lugar a qualquer horário.

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