Afinal, quanto mais tempo o produto fica parado, mais desvalorizado ele é. Controlar o estoque, portanto, é manter a fluidez do seu investimento e do seu negócio.

Qualquer empresa deve ter bastante cuidado com o estoque. O volume de mercadorias deve ser administrado para não acontecerem imprevistos: como a falta de algum produto ou, então, o excesso de outro. Assim, a empresa evita perder dinheiro, pois não vão faltar produtos para atender a demanda; tampouco, haverá muito capital parado no almoxarifado.

Tecnologia na gestão de estoque

A ferramenta tecnológica mais conhecida dos gestores são as planilhas. Evidente que essa estratégia de gestão de materiais supera o controle estritamente manual. Por outro lado, também é óbvio que não supre a necessidade de quem deseja manter o estoque organizado e lucrativo.

A relação do controle de estoque com a gestão financeira desses ativos só pode ser mediada por tecnologias mais avançadas. Dificilmente, uma planilha será capaz de:

• Prever demanda
• Calcular custos
• Atender às políticas contábeis.

Portanto, a escolha da ferramenta de gestão de estoque deve ser pensada no intuito de integrar a administração de todos os aspectos da sua empresa. A ideia de ter um software para cada departamento não só é ultrapassada como é prejudicial para sua gestão. Você, como gestor, precisa otimizar seu tempo e suas análises. Escolha uma ferramenta que aproxime seus departamentos – não uma estratégia que isole cada time.

Tenha em mente que para usar os recursos tecnológicos, o gestor deve estar à par de todas as informações necessárias sobre os produtos. Frisando que é muito importante preencher todos os dados que o software pede sobre cada produto, assim, as chances de algo dar errado vão ser mínimas.

Se você optou por não usar um software para o controle do estoque, você está ciente de que vários erros irão acontecer? Um exemplo é a compra de muitos produtos que não têm tanta saída, em determinado período. O controle manual (ou por planilhas) inviabiliza a projeção das vendas. Por isso, dificulta o planejamento – e o alcance – de suas metas.

A gestão tecnológica do seu estoque pode melhorar seus relatórios de vendas e relacioná-los com suas ordens de compra. Percebeu? Um software de gestão empresarial completo pode deixar seu estoque saudável, preciso e lucrativo: da entrada de mercadorias até a recompra, de forma simples e rápida.

Estoque inteligente é estoque preciso

É claro que a escolha de um software não basta. A boa gestão de estoque tem um pré-requisito comportamental: disciplina. Afinal, o gerenciamento do estoque é uma tarefa crucial para o crescimento e fortalecimento da empresa. Informações não podem estar erradas, incompletas ou perdidas. Se isso acontecer, a bagunça no seu estoque pode resultar em diversos problemas, como:

• Cliente insatisfeitos
• Perda de tempo da equipe
• Multas por parte da Receita Federal

Agora, some estes três problemas citados. É melhor evitá-los, certo? Erros na gestão de estoque, geralmente, resultam em mais trabalho, mais tempo desperdiçado e gastos… muitos gastos. Portanto, fique atento e mantenha seu time focado na melhoria contínua da administração de estoque.

Tenha em mente, além disso, que é preciso entregar as ferramentas adequadas para poder exigir da sua equipe maior produtividade relacionada ao fluxo de entradas e saídas de mercadoria. De nada adianta, propor treinamentos para utilização de planilhas por exemplo. Afinal, a natureza da ferramenta não é inteligente, tampouco, ágil. Em outras palavras, você deve demonstrar a seu time a importância da gestão do estoque. É simples: dê o exemplo e contrate um bom software de gestão.

Quantidade de produtos no estoque

Para ter maior controle do estoque da sua empresa, o gestor deve estipular a quantidade de produtos que será armazenada. Isso deve ser feito por meio de um estudo sobre a velocidade com que as mercadorias são vendidas. Informações são a chave para a gestão da sua empresa e, principalmente, para um setor tão delicado quanto o estoque. Na gestão de estoque, outra frase famosa pode ser aplicada. Peter Drucker define a necessidade de mensurar em administração:

“Se você não pode medir, não pode gerenciar”

Definitivamente, você pode e deve mensurar o estoque. Para isso, precisa escolher a estratégia correta. O principal aspecto de mensuração é a circulação de mercadorias ou, se preferir, “frequência de reposição”.

Acabou o estoque; e agora?

Deu perda total na sua planilha de Excel, o estoque zerou e seu cliente está no balcão; e agora? Agora, ele vai para a concorrência, que sabe prever a frequência de reposição de mercadorias.

Além de ter definidos estoque máximo e estoque mínimo de produtos, o que já é difícil em métodos manuais, você precisa planejar a reposição. É comum que fornecedores e transportadoras encontrem diversas desculpas para atrasar seu pedido. Por isso, faça a compra com a antecedência necessária.

Reposição periódica

A reposição periódica funciona bem para pequenas empresas, pois o fluxo de saída é mais ameno. Conforme, a empresa vai crescendo, a forma de reposição deve mudar. Em uma data pré-determinada, você vai receber os mesmos produtos que recebeu na data anterior. Assim, a sua empresa corre o risco de ter um caixa descontrolado, pois, mesmo se você vender poucos produtos no mês, receberá uma nova carga.

Essa estratégia de reposição pode ser mais confortável, mas requer um fluxo periódico de vendas. Se houver retração ou abertura de mercado, a reposição pode ocorrer no tempo errado.

Reposição contínua

Nesse modelo de reposição, você vai poder variar na quantidade de produtos que irá receber na data estipulada. Assim, você pode adequar suas compras à demanda e garantir que o estoque tenha rotatividade. O ideal na reposição contínua é que você faça análise periódica dos relatórios de entradas e saídas. Além disso, é interessante planejar balanços qualitativos e quantitativos, pelo menos, uma vez por semestre.

O excesso e a falta de produtos em estoque são igualmente preocupantes. Estoque é capital parado, que sofre desvalorização no mercado e sobre o qual incidem impostos. Falta de produtos deixa uma imagem ruim para sua clientela, bem como aproxima seus clientes da concorrência.

Em síntese, o que você precisa é integrar a gestão de estoque com os demais aspectos da administração do seu negócio. O estoque não é um amontoado de produtos. Ele representa o seu dinheiro à espera de compradores.

Fique por dentro de tudo sobre estoque em nosso blog da GestãoClick!

O post Como controlar seu estoque com inteligência apareceu primeiro em Business Connection.