Conheça elementos essenciais para seu novo escritório

Então, se você está pensando em abrir uma empresa ou escritório, seja por motivos de crescimento profissional ou uma nova tentativa de empreender em sua vida, você terá que passar por vários estágios de planejamento para que tudo dê certo.

Não só no momento de comprar ou construir, mas também na hora de estruturar o local e equipá-lo para que fique moderno e facilitador. Há diversos detalhes entre comprar e ter artefatos indispensáveis para que sua empresa se desenvolva.

Independente do segmento que será voltado seu trabalho, alguns elementos sempre estarão presentes, pelo menos em sua parte física e padrão, pois são formas de descomplicar o prosseguimento de seus futuros funcionários e de seu escritório também, em uma rotina de trabalho.

Alguns exemplos de serviços que você precisará de praxe, para que o trabalho de todos possa prosseguir são:

• Automação de serviços
• Pontos de funcionários
• Partes essenciais de papelaria e escritório
• Segurança mínima no local

Para que você entenda mais sobre esses e outros assuntos, aprofundaremos algumas questões de serviços que costumam ser essenciais para o funcionamento correto de um local, seja ele novo no mercado ou antigo.

Dicas para a facilitar a administração da sua empresa

Seja um novo negócio ou mesmo o desenvolvimento de uma marca que está se consolidando no mercado, é fundamental trazer melhorias e inovações para se manter competitivo.

Essas otimizações podem se dar em diferentes processos da empresa, indo desde a linha de produção – quando há – até o controle dos espaços, rotinas e logística.

Em todo o caso, o processo administrativo está presente e precisa acompanhar essas melhorias. Assim, investir em ferramentas que tornam a gestão ainda mais eficaz, como é o caso da automação e de controles remotos, se mostra fundamental para que todos os outros fluxos se mantenham adequadamente.

Confira a seguir algumas dicas e ferramentas que podem contribuir com esse processo.

1. Máquina de ponto eletrônico

Esse tipo de serviço é um dos mais importantes, principalmente quando a empresa é de alta movimentação de funcionários.

Ele organiza e disciplina as pessoas a terem controle de sua própria entrada e saída e garante que todos estão cumprindo seu horário corretamente, para que no fim do mês, o RH possa calcular o salários, horas extras e benefícios corretamente.

O ponto pode ser batido por biometria (está sendo muito cotado hoje em dia, pois nesse método não há como ter fraudes, ou um colega bater o ponto para o outro) , por cartões especiais, online ou até mesmo manualmente (escrito no papel), mas o preferível é sempre alguma forma digital, pois com o sistema eletrônico os dias de trabalho de contagem diminuem entre 2 e 4 dias.

Lembrando que a máquina de ponto eletrônico deve ser homologada pelo MTE (Ministério do Trabalho e Emprego) e é obrigatório que seja certificada pelo INMETRO, para que todos possam estar protegidos perante leis trabalhistas e qualquer outro problema.

2. Outsourcing de impressão

A Outsourcing de impressão SP se resume basicamente em locação de impressoras, scanners, multifuncionais, entre outros serviços desse segmento.

O serviço se popularizou nos escritórios e empresas pois seu custo de aluguel e manutenção é bem mais baixo do que você comprar seu utensílio próprio e se preocupar com configurações.

O outsourcing faz tudo isso para você, ou seja, nada de esforços para manutenções e outras burocracias com equipamentos.

3. TAG Ativo

O sistema de TAG Ativo é um leitor veicular. Ele é um dispositivo instalado e fixado no lado externo do carro ou qualquer outro tipo de veículo e ajuda em alguns aspectos de segurança para o motorista.

• Identifica animais na estrada
• Alta tecnologia
• Diminui custo operacionais
• Diminuem acidentes por erros humanos
• Agiliza processos de acidentes quando ocorrem

Ele possui quatro partes que o compõem, que são o circuito, antena, bateria e encapsulamento. Eles formam sua estrutura robusta e tornam possível a facilitação de transporte de cargas e pessoas de sua empresa.

4. Sensor de presença

Esses sensores servem para detectar invasões ou quaisquer feitos a partir do reconhecimento de movimentos ou temperatura corporal a partir do caso. Cada sensor tem seu próprio sistema de automação e pode ser escolhido em diversos níveos dependendo da necessidade do comprador.

Ele pode ajudar na identificação de roubos e crimes, além de ser um equipamento segurança e prevenção de seu local de trabalho, tornando-o mais seguro e confortável estar na empresa.

5.  Interfone com camera

Caso você trabalhe em um local fechado e necessite de bastante segurança, o interfone com câmera é uma boa escolha também. Você sabe quem entrará em sua empresa desde o momento em que a campainha é tocada.

 Assim, é possível saber se é um funcionário, cliente ou futuros entrevistados, sem correr risco de qualquer tipo de pessoa desconhecida entrar.

Como todos esses equipamentos e automações, sua empresa se tornará completa e totalmente segura para você e sua equipe.

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Entretanto, nem todos consideram que isso não acontece apenas quando se trata de clientes: empresas de alto nível também costumam disputar os melhores recursos humanos disponíveis na área.

Uma das maneiras de fazer com que a sua empresa de destaque perante as demais para funcionários em potencial é contar com uma boa estrutura.

Além de permitir a execução de todas as atividades corporativas sem maiores problemas, o local deve ser seguro e, da mesma forma, oferecer algumas amenidades aos colaboradores.

Confira a seguir algumas maneiras de melhorar a sede da sua empresa e torná-la mais atrativa para novos talentos:

Restaurante empresarial

Quem trabalha fora normalmente está habituado a almoçar em restaurantes regulares, de rua.

Isso, entretanto, traz desvantagens, tanto para a empresa quanto para o próprio funcionário, tais como:

• Perda de tempo do horário de almoço em filas;

• Atrasos na volta do intervalo;

• Perda de concentração pelo consumo de alimentos gordurosos;

• Problemas de saúde devido ao consumo de alimentos não saudáveis.

Vale ressaltar que esta última desvantagem traz mais prejuízo ao negócio do que muitos empreendedores imaginam.

Conforme os alertas constantes de médicos e nutricionistas, uma alimentação de má qualidade tem um importante impacto negativo sobre a saúde do indivíduo, causando doenças constantes.

Consequentemente, ele faltará ao trabalho com mais frequência, trazendo prejuízos ao estabelecimento.

Uma medida interessante para evitar estes problemas é contar com um restaurante empresarial dentro das próprias instalações do negócio.

Como os funcionários não terão que se deslocar a outro local para almoçar, eles aproveitarão melhor o período do intervalo, reduzindo substancialmente os atrasos.

Da mesma maneira, a empresa pode fornecer um cardápio repleto de alimentos saudáveis, encorajando seus colaboradores a serem mais atentos com a sua saúde. Isso significa menos doenças e faltas – e, consequentemente, problemas de produtividade.

Para oferecer este serviço, o negócio deve contratar um fornecedor especializado em alimentação corporativa, que se encarrega tanto de adquirir os ingredientes quando de preparar os pratos.

Como a empresa contratada se ocupa de tudo, o custo costuma ser inferior ao do fornecimento de vales alimentação ou refeição.

Brigada de incêndio

Por mais que a estrutura de um edifício seja nova, segura e bem projetada, toda e qualquer edificação corre o risco de passar por um incêndio.

Afinal, nunca se sabe quando haverá uma pane elétrica ou mesmo um acidente envolvendo algum item inflamável em seu interior.

Assim, é fundamental que a empresa não apenas proporcione todos os equipamentos necessários à prevenção e combate às chamas, como, também, treine uma equipe de voluntários que seja capaz de conduzir os presentes para fora da edificação com segurança, caso haja algum incidente: a brigada de incêndio.

Vale ressaltar que nem todas as pessoas podem ser participantes desta equipe: elas precisam ser maiores de 18 anos, ter um bom estado de saúde e estar disposta a permanecer no edifício mesmo em caso de emergência.

Da mesma forma, eles precisam frequentar cursos específicos da área e de primeiros socorros, como o Curso de DEA.

Nesta qualificação, em específico, a brigada é treinada para usar o desfibrilador externo automático, equipamento necessário para reverter paradas cardíacas.

Entretanto, é imprescindível levar em conta que o objetivo da brigada jamais será substituir os profissionais da área.

O objetivo é que eles contenham a situação até a chegada de um bombeiro ou socorrista, para combater as chamas e atender os feridos, respectivamente.

Controle de acesso linear

Empresas, principalmente as de grande porte, sabem que os horários de chegadas e saídas significam portões e estacionamentos congestionados.

Afinal, uma parcela considerável dos funcionários costuma ir ao trabalho em veículo próprio, o que significa um verdadeiro caos em horários de pico.

Felizmente, existem equipamentos que podem ser instalados de modo a agilizar as entradas e as saídas, como o controle de acesso linear.

Trata-se de uma tag instalada nos veículos autorizados que aciona automaticamente o portão quando passa por um leitor, dispensando o tradicional controle remoto. Assim, a locomoção fica muito mais fácil e rápida.

Além disso, ela é uma forte aliada da segurança. Estas tags não podem ser clonadas, e podem ser descredenciadas de maneira simples (via internet) caso o veículo ao qual elas estão acopladas seja roubado.

Por fim, alguns modelos também contam com um botão de pânico para emergências, que soa um alarme.

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