Nesse post vamos discorrer um pouco sobre a origem do benchmark (ou benchmarking), como ele resulta muito atual e como pode ajudar sua empresa a ganhar mais oxigênio (e clientes).
O dicionário de Cambridge define benchmark como “um nível de qualidade que pode ser usado como padrão ao comparar outras coisas.”
Resumidamente, pode-se dizer que consiste em melhorar acentuadamente a maneira como as coisas são feitas.
BREVE HISTÓRIA
Certamente você já ouviu falar em benchmarking (se não, preocupe-se!).
Não é absolutamente nada de novo, algo desenvolvido nas grandes empresas de finanças ou de tecnologia, no Vale do Silício ou coisa parecida. Não é um processo novo, mas é atual!
O primeiro estudo do tipo que se tem notícia aconteceu na Alemanha, no campo militar.
Você já deve também ter escutado que a “guerra é a mãe das invenções”. Pois é, nesse caso espere um pouco.
Agora, abrimos espaço para um jogo de palavras… o engraçado é que militares alemães aprenderam sobre eficiência com um circo.
Sim, não foi erro de digitação, é isso mesmo que você leu: um c-i-r-c-o. Vamos explicar.
No início do Século XX, como se pode imaginar, a movimentação de tropas era demorada e dispendiosa, mas havia notícias de que um grande circo americano havia conseguido carregar todos os bens, animais e pessoas em um trem e seguir para a próxima cidade em apenas uma noite.
Tomando conhecimento disso, alguns militares foram até os Estados Unidos e notaram que o circo empregava especialistas em logística e tinha desenvolvido veículos especiais.
Com este conhecimento, essa “análise de boas práticas” os militares alemães conseguiram melhorias nos movimentos das tropas (saiba mais em Russell Westcott, Stepping Up To Iso 9004: A Practical Guide For Creating A World-class Organization).
Ou seja, realizaram um benchmarking, porém sem saber, pois o termo só seria introduzido pela Xerox em 1979 e ganhou mais notoriedade em 1989 com o lançamento do livro de Bob Camp intitulado Benchmarking – The Search for Industry Best Practices that lead to superior Performance (saiba mais no Global Benchmark Network).
O QUE É O BENCHMARK?
Já é possível notar que é um procedimento teoricamente simples. Você já deve ter entendido a essência do negócio, não?
Apesar de simples, essa abordagem é extremamente útil e utilizada pelas mais varias empresas, dos mais variados tamanhos e segmentos.
O benchmarking busca auxiliar o empreendedor/administrador a analisar sua própria empresa, identificar os pontos de ineficiência e buscar processos e métodos mais eficientes.
Procura-se outras empresas com experiências e que já apresentaram bons resultados na área/setor/produto a ser aperfeiçoado.
O benchmarking envolve a medição de produtos, serviços ou processos em relação aos de líderes reconhecidos e, em seguida, a adaptação dos aprendizados para melhorar o próprio desempenho organizacional.
O seu ambiente de aplicação é extenso. Por exemplo, no mundo dos negócios, seria necessário estudar e adotar as melhores práticas para levar sua empresa a apresentar um desempenho superior.
Já no mundo do setor público, além da eficiência, pode-se aplicá-lo também para o estudo de eficácia de políticas públicas etc.
De forma acadêmica, pode-se dizer que o benchmarking é um processo sistemático e contínuo que facilita a medição e comparação do desempenho e a identificação das melhores práticas que permitem um desempenho superior.
BENEFÍCIOS
A utilização do benchmarking pode trazer diversos benefícios. Entre eles podemos citar os benefícios diretos
- A empresa é analisada;
- As empresas ou seções de empresas são comparadas;
- As melhores práticas são definidas;
- Os déficits de desempenho são identificados;
- Soluções alternativas são avaliadas;
- Eficiência aumenta (e assim a produtividade);
- Os custos de produção diminuem (de consequência aumenta lucro).
E os benefícios indiretos:
- Promover uma compreensão dos próprios processos comerciais;
- Questionar os objetivos da empresa;
- Abrir a empresa a novas ideias;
- Verificar a estratégia da empresa;
- Reforçar a posição competitiva;
- Iniciar o processo de melhoria contínua.
EXEMPLOS DE APLICAÇÕES
A introdução da linha de montagem na indústria de automóveis em 1916 é outro exemplo da aplicação de Benchmarking feita por Henry Ford.
Após algumas visitas a um abatedouro em Chicago, ele observou como as partes dos animais eram transportadas por uma ferrovia suspensa e adaptou a ideia introduzindo as linhas de montagem na indústria automotiva.
A Xerox melhorou drasticamente seu serviço 0800 através do benchmarking com a L.L. Bean.
Um caso curioso foi o da Southwest Airlines que melhorou seu tempo de retorno dos aviões (reabastecimento, etc.) através do benchmarking com os carros de corrida da Indy 500.
O sistema Kanban também é um exemplo de benchmarking. Depois do estudo da organização de algumas redes de supermercados (em particular o reabastecimento das prateleiras), a Toyota desenvolveu esse sistema dos cartões Kanban.
TIPOS DE BENCHMARKING
De forma geral, existem três tipos de benchmarking: (a) de empresas, (b) de setores e (c) do ambiente.
O benchmarking de setores compara os desempenhos de setores individuais. O objetivo é aprender com outros setores que, de acordo com critérios pré-definidos, têm um melhor desempenho ou maior nível de eficiência.
O benchmarking do ambiente ganha cada vez mais importância. Com ele, as empresas podem comparar, por exemplo, os ambientes político, social ou econômico.
Crescentemente útil à medida que os países fecham novos acordos, parcerias e com o desenvolver dos blocos econômicos internacionais.
No benchmarking de empresas, que é o mais difuso, determinada empresa aprende de outras, se compara a outras, e você pode distingui-lo ainda em interno e externo.
O benchmarking interno é o mais simples pois não necessita de complexas análises externas, concentrando-se na própria empresa.
Estudam-se e se comparam processos similares em diferentes áreas/setores da empresa para obter informações sobre os maiores níveis de eficiência disponível.
O externo, por sua vez, busca comparação com outras empresas.
Esse foi o caso da Xerox nos anos 90. Foi realizado um benchmark em empresas B2B.
Uma combinação de má qualidade do produto, altos custos gerais e concorrência crescente de um número crescente de organizações japonesas havia deixado a Xerox em uma posição precária no final dos anos ‘70.
Ela percebeu que os concorrentes japoneses conseguiam vender fotocopiadoras abaixo dos custos de produção da Xerox.
Então, resolveu realizar um estudo de benchmarking relacionado ao mercado (benchmarking competitivo) para seu departamento de produção.
Os custos de produção, design e outros atributos de todas as máquinas copiadoras disponíveis no mercado foram estudados e analisados.
Esta abordagem levou a Xerox a estipular novos objetivos não só para o departamento de produção, posteriormente ela realizou estudos de para todas as áreas de negócios em que operava.
Abaixo segue um quadro esquemático dos principais tipos de benchmarking.
Figura 1 – Principais tipos de benchmarking
PRINCIPAIS MOTIVOS PARA REALIZAR
Existem diversos motivos que podem levar uma empresa a realizar um benchmarking.
Por exemplo se a sua empresa verifica que:
- Um processo interno não funciona bem e precisa ser aperfeiçoado;
- Existe um concorrente que está atingindo ótimos resultados e ganhando quotas de mercado.
Obviamente esses são somente dois exemplos ilustrativos de motivos que podem levar uma empresa a achar soluções para seus problemas através do benchmarking.
OBJETIVOS
Como já acenado, uma comparação implica que deve haver semelhanças básicas nos parâmetros a serem analisados.
Estas semelhanças devem ser identificadas antes do Benchmarking em si.
Somente se isto estiver bem definido e identificado é que a empresa poderá conduzir uma comparação válida e identificar áreas de melhoria.
Pode-se resumir em sete itens os objetivos do benchmarking:
- Determinar níveis superiores de desempenho;
- Quantificar quaisquer lacunas de desempenho;
- Identificar as melhores práticas;
- Avaliar as razões para um desempenho superior;
- Entender as lacunas de desempenho em áreas-chave de negócios;
- Compartilhar conhecimentos sobre práticas de trabalho que permitam um desempenho superior;
- Permitir o aprendizado para construir bases para a melhoria do desempenho.
PROCEDIMENTO
Independentemente do tipo de benchmarking a ser feito, é essencial que seja seguido um processo bem estruturado e sistemático.
Existem muitos processos de benchmarking descritos na literatura, mas o modelo pioneiro é aquele utilizado pela Xerox.
O procedimento em si pode ser resumido como:
- Escopo do estudo e determinação dos objetivos;
- Identificar e definir todas as métricas;
- Chegar a um acordo sobre um cronograma e cumpri-lo;
- Assegurar que recursos estejam disponíveis para apoiar o benchmarking;
- Fornecer apoio aos participantes durante todo o processo;
- Validar todos os dados;
- Comunicar clara e efetivamente os resultados;
- Possibilitar o compartilhamento das melhores práticas;
Juran, por sua vez, elaborou um processo dividido em duas fases: aquela de análise do posicionamento e aquela de aprendizado com as melhores práticas.
Na segunda fase, é necessário aprender com as conclusões da primeira fase, adotando e adaptando as melhores práticas, e desenvolvendo programas de melhoria para implementar as mudanças necessárias (veja Juran e Feo, Juran’s Quality Handbook, The Complete Guide to Performance Excellence).
Figura 2 – The Juran 7-Step Benchmarking Process
CONCLUSÕES
Acreditamos que deu para passar a ideia e a importância do benchmarking, não é?!
Como se pode ver, é um processo secular e utilizado por empresas em todas as partes do globo.
É, portanto, fundamental você realizar tal processo se quiser continuar competindo com empresas cada vez mais bem informadas e qualificadas.
O processo leva tempo e é dispendioso, mas os resultados e economias que se pode obter depois, mais que compensam os investimentos de tempo e dinheiro necessários para colocá-lo em ação.
Existem muitos manuais e literatura específica sobre como realizar corretamente um benchmarking para empresa B2B.
Mas, caso acredite ser muito difícil ou que você não tenha as competências necessárias, entre em contato com uma empresa especializada e saia na frente dos seus concorrentes.
Obrigado pela leitura e bons negócios!