A transformação digital é um assunto que já deixou de ser novidade. Uma empresa de diferentes portes e segmentos de atuação já estão cientes da importância de estarem inseridas em um contexto de inovação nos processos.
Dessa forma, seja na implementação de uma ferramenta digital de recrutamento ou na digitalização de processos, é essencial que os gestores estejam atentos às exigências do mercado.
Nesse contexto, a digitalização de processos é um assunto que tem gerado muitas dúvidas nos gestores, líderes e donos de empresas, especialmente os pequenos negócios.
Cada vez mais, as pequenas empresas se encontram diante da necessidade de iniciar um movimento de digitalização. Mas por onde começar? Primeiro, é necessário entender o que é a digitalização.
O que é a digitalização de processos e documentos?
O termo “digitalização de processos” consiste na ação de transferir processos e/ou documentos do meio físico para o digital.
Por exemplo, a empresa que mantém contratos impressos e arquivados em pastas físicas, digitaliza esses contratos e passa a armazená-los em uma nuvem, aplica uma ação de digitalização de documentos.
A mesma coisa se aplica a processos. Imagine que a empresa faz o fluxo de caixa registrando as informações em planilhas ou livros impressos?
Por meio da digitalização, ela pode mudar esse processo, passando a registrar todas as informações em planilhas ou em um sistema próprio de gestão. Muitas empresas, mesmo que pequenas, já deram início a esse processo de transformação do meio físico para o digital.
Esse movimento já vem acontecendo há alguns anos, mas cada dia mais é percebida a necessidade de adaptar o negócio, eliminando processos repetitivos, investindo em automação e digitalização.
Qual é a importância da digitalização?
A digitalização simplifica o gerenciamento das informações, além de minimizar a ocorrência de erros e trazer dinamismo para o negócio.
Profissionais que lidam diariamente com documentos, contratos, relatórios e notas fiscais se tornam mais produtivos quando o negócio investe em uma cultura de digitalização.
Com relação aos documentos, além de ser um recurso que agrega valor e dinamismo para a empresa, ele também garante mais controle sobre as informações e até mesmo sobre o acesso a elas.
O documento digitalizado corre menos risco de ser extraviado ou de parar nas mãos de pessoas não autorizadas. Somando a isso, contribui para o dia a dia, já que o processo de busca de um documento digital é muito mais rápido do que o de busca de um documento físico.
Confira a seguir os principais benefícios da digitalização sob o ponto de vista das empresas:
- Facilidade de localizar documentos;
- Redução dos extravios de informações;
- Controle do acesso às informações;
- Redução de custos com impressão;
- Redução de custos com manutenção de espaço físico;
- Aumento da produtividade.
Pois bem, para continuar o entendimento, veja como funciona o processo de digitalização.
Como iniciar um processo de digitalização?
Antes de começar a implementar uma mudança que envolva a digitalização, seja ela de processos ou documentos, você precisa entender a situação atual da empresa e de que forma essa digitalização será colocada em prática.
Por isso, antes de colocar qualquer ação em prática, é necessário elaborar um planejamento.
O planejamento consiste na análise da situação atual e da maturidade da empresa com relação ao uso de recursos tecnológicos. Procure entender até que ponto a digitalização já está implementada e o que pode ser feito para melhorar.
Se você pretende digitalizar os processos e depois os documentos, busque junto ao mercado uma empresa que ofereça um sistema digital que atenda às suas necessidades.
Hoje, existem negócios que entregam soluções personalizadas de acordo com as necessidades e particularidades de cada empresa.
A digitalização precisa ser feita com o suporte de profissionais especializados, eles vão mapear os processos e definir um cronograma de implementação que não afete a rotina de trabalho da empresa.
Com a digitalização definida e implementada, é necessário treinar os colaboradores e realizar um acompanhamento contínuo. Nos primeiros meses, todos os envolvidos vão precisar de um tempo para se adaptarem aos novos processos.
Em poucos meses, com a digitalização totalmente implementada e uma nova rotina, a empresa vai começar a sentir os efeitos da mudança: aumento de produtividade, gestão mais dinâmica, facilidade na emissão de relatórios e na localização de informações e melhora nos resultados de uma forma geral.