Empresas lidam com um grande volume de dados no dia a dia e a falta de atualização e o saneamento de cadastros pode causar erros e dificultar a comunicação de negócios com parceiros, clientes e o comprimento de obrigações fiscais.
Por isso, é essencial entender a importância de realizar a limpeza de dados periodicamente na empresa. Toda empresa deve manter os dados atualizados para evitar o envio de arquivos com erros para parceiros ou em ações tributárias e fiscais.
O SPED Fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital) existe desde 2007 e tem como objetivo garantir a emissão eletrônica de livros e documentos fiscais e contábeis de empresas, o que levou a uma série de mudanças na forma com que as empresas lançam e administram os dados de clientes e fornecedores.
O que é e como funciona o saneamento de cadastros?
Saneamento de cadastros é o termo utilizado para explicar o processo de atualização dos dados cadastrais armazenados por uma empresa. A empresa implementa ações que checam as informações do seu banco de dados com a consulta a fontes confiáveis.
Esse processo garante que os dados estejam atualizados e sejam verdadeiros. Isso é fundamental para agilizar o contato com clientes e fornecedores, garantindo que os dados sejam corretos e completos.
O processo de saneamento de cadastros pode ser feito com certa frequência ou de maneira pontual, com base na necessidade e volume de dados gerido pela empresa. É fundamental que empresas B2C e B2B implementem o procedimento em sua rotina de trabalho.
Em relação às informações fiscais, o ideal é realizar consultas na Receita Federal ou pelo site da Sefaz (Secretaria de Fazenda) do estado ou cidade da empresa. Assim, é possível atualizar e corrigir quaisquer informações com assertividade.
No caso de dados bancários de clientes, dados de fornecedores e de departamentos, o cadastro pode ser atualizado com base no cadastro próprio da empresa. Assim é possível verificar todas as informações pessoais e jurídicas do negócio.
Para agilizar o processo, uma empresa pode contar com uma consultoria para avaliar e validar grandes volumes de dados com maior rapidez e eficiência.
Dessa maneira, é muito mais simples manter os dados sempre atualizados e estruturados para agilizar ações de marketing e vendas do negócio.
Quais são os principais benefícios do saneamento de cadastro?
A atualização periódica dos dados cadastrais da empresa é muito importante para as condições contábeis e fiscais. Confira abaixo quais são os principais benefícios de realizar o saneamento de cadastros na empresa:
Enviar informações corretas e atualizadas para órgãos fiscais
Erros em informações contábeis e fiscais podem representar um grande prejuízo financeiro para a empresa.
O saneamento de cadastros ajuda a diminuir as chances de penalizações e multas por conta de informações erradas. Qualquer erro, por menor que seja, pode gerar consequências severas para o negócio.
Validação de dados
O processo também é fundamental para validar dados. Empresas lidam com muitas informações sensíveis, por isso, é preciso que os dados sejam validados para garantir a sua veracidade e segurança.
Precisão nos dados
Dados pessoais, bancários e fiscais são fundamentais para os negócios. E eles precisam ser precisos! Qualquer erro de digitação pode impedir a comunicação com um cliente ou fornecedor, gerar uma multa de um órgão fiscal e causar erros nas cobranças realizadas pela empresa.
Padrão de dados
Como vimos no artigo, o saneamento de cadastros é um processo necessário para empresas. A atualização cadastral é essencial para:
- Evitar complicações contábeis e fiscais;
- Agilizar ações de marketing;
- Agilizar ações de vendas do negócio;
- Entre outros.
A manutenção de um padrão de dados também é um grande benefício do saneamento de cadastros. Com a realização desse processo, empresas podem encontrar e revisar um padrão de dados que facilite a inserção de novas informações e a correção de erros.