A adaptação dos procedimentos de negócios em relação às mudanças na tecnologia e na comunicação foi um grande passo à frente, porém, é interessante ter conhecimento das ferramentas que podem contribuir para Usar o tempo com sabedoria.

Neste caso, as ferramentas são relevantes para contribuir com processos mais práticos em diferentes indústrias, tais como:

Gerenciamento de projetos e equipes

Gerenciamento de projetos e equipes profissionais simultâneos No entanto, leva tempo devido à variedade de necessidades e requisitos organizacionais. Além disso, é fundamental unir esses fatores para garantir um bom fluxo de trabalho para os funcionários, seja em um Armazem logístico sp ou em qualquer outro local.

Por isso, contar com ferramentas pode ajudar a tomar decisões, organizar, delegar e até mesmo acompanhar o progresso em diferentes áreas mais rapidamente.

Trello é uma ferramenta ideal para gestão de equipes e gestão de tempo em geral devido à sua versatilidade. Isso se deve ao fato de que além de permitir a introdução de tarefas, permite a delegação e o estabelecimento de prazos.

Por exemplo, uma empresa aluga Gerador para salão de festas pode melhorar o trabalho baseado em tempo, enquanto o Operand torna possível o trabalho colaborativo graças à sua capacidade de vincular a organização.

Com os recursos provisionados, é possível acompanhar as atividades em andamento, pendentes, concluídas e o percentual associado à conclusão do trabalho.

O torna-se assim um software importante para a gestão de projetos, especialmente quando se trata de acompanhar e otimizar o tempo da equipe.

Armazenamento de documentos

A manipulação de um grande número de documentos é muito comum no dia a dia das empresas, como na área de declarações de importação e nestes casos, a presença de ferramentas digitais para otimizar os processos de Armazenagem e gestão de documentos pode ser crucial para economize tempo e evite problemas como perdas.

DropBox é uma ferramenta que permite armazenar e sincronizar vários arquivos na nuvem, assim como no Google Drive. Ambos permitem o acesso a diferentes colaboradores, o que pode ajudar a otimizar o fluxo de trabalho.

No caso do Google Drive, recursos para troca de mensagens também podem ser encontrados, além da transferência entre especialistas, e a sincronização inclui não apenas texto, mas também fotos, vídeos e imagens.

O DropBox permite criar e editar documentos do Microsoft Office, o que também economiza tempo com menos alterações de programa e pesquisas de arquivos. Além disso, com base nas atividades do usuário, a plataforma faz sugestões inteligentes de conteúdo.

Informações organizacionais

Assim como manter os documentos bem organizados, organizar os dados requer atenção cuidadosa, seja uma nota rápida ou complexa.
Opções como Evernote e Google Keep podem ser usadas quando o gerenciamento de informações é necessário, especialmente quando é necessário anotar dados rapidamente, categorizá-los e acessá-los facilmente posteriormente.

As listas podem ser estruturadas, usando marcadores, tons diferentes e organizadas da maneira mais conveniente para uso ou por prioridade.
Além disso, permite o acesso às informações cadastradas no aplicativo móvel por meio de um computador, o que pode levar a uma maior comodidade.

O Asana é outra ferramenta que pode ser importante nesse contexto, em particular, pois também permite uma visão mais clara das tarefas a serem executadas e do status da autorização.

Embora a Asana possa ser aplicada para gerenciar as tarefas de uma equipe, vale ressaltar que é uma ferramenta que reúne recursos essenciais para a organização das informações em geral.

Por exemplo, uma empresa que vende Calça para uniforme industrial, como no caso anterior, enfrenta uma grande quantidade de documentos e uma das vantagens da Asana nesse caso é a integração do Dropbox e Google Drive.

Além das alternativas apresentadas, cabe destacar que outras ferramentas podem ser aplicadas dependendo do setor de atuação e das necessidades descobertas no dia a dia.

Trata-se de otimizar reuniões, seja por meio de videoconferência ou meios mais práticos de comunicação entre equipes por meio de aplicativos específicos, ou a automatização do serviço de folha de ponto.

Aplicativos para ajudar na gestão do tempo

Além da capacidade de otimizar as atividades e, assim, o tempo, podem ser encontrados aplicativos específicos para a gestão do tempo que podem contribuir para profissionais do meio ambiente, ambientes corporativos e até mesmo pessoais.

Scoro

Para profissionais que procuram um aplicativo que integre calendário, gerenciamento de projetos, tempo e contatos, o Scoro pode ser uma alternativa viável.

Um exemplo disso é uma empresa que atua na Colocação de forro de fibra mineral e graças a essa ferramenta os profissionais podem receber relatórios de atividades e analisar como a produtividade pode ser melhorada.

ToDoist

Controle de prazos e listas de tarefas são dois dos muitos recursos apresentados pelo aplicativo ToDoist, que também permite que o aplicativo lembre e categorize tarefas.

Disponível para iOS e Android, os recursos básicos podem ser usados ​​gratuitamente, mas há a chance de ser premium com praticidade ou até mesmo promover esse tipo de acesso para toda a equipe profissional.

Pomodoro Timer Lite

O aplicativo Pomodoro Timer Lite é um desses recursos que aplica a técnica Pomodoro a uma tarefa de 25 minutos e uma pequena pausa.
Por exemplo, um profissional que trabalha numa Empresa de construção e reforma poderia realizar uma fase de serviço e se beneficiar de um intervalo de 5 minutos.

Claro que depende da viabilidade de suspender, mas de qualquer forma a ideia é que em 25 usuários tenha foco. Contanto que a tarefa seja concluída, o tempo pode ser usado para verificar se tudo está indo conforme o planejado.

Toggl

O Toggl ajuda no rastreamento de atividades para que o tempo seja rastreado. A partir daí, pode haver muitas informações bem organizadas para identificar as principais áreas de melhoria.

Além disso, o aplicativo também emite alertas, que podem ser decisivos para que as tarefas não sejam esquecidas, o que é muito importante em qualquer processo de negócio.

Fique atento ao uso de recursos digitais

Se por um lado, os recursos digitais podem ser um grande aliado, por outro, o uso inadequado pode afetar o desempenho, o bem-estar e a felicidade, a vida pessoal do colaborador, entre outros fatores.

Com tecnologia, mais informação, mais velocidade, e isso pode levar a mais distração se os recursos forem gerenciados de forma inadequada.
Afinal, algumas ferramentas, inclusive as apresentadas, são de fácil acesso pelo celular, como redes sociais, jogos e portais de notícias.

Imagine este cenário em uma Fábrica de caixa de papelão ondulado, os resultados gerais certamente seriam afetados, evitando completamente a sugestão de otimização de tempo.

Para evitar mudanças de comportamento que promovam distração e diminuam a produtividade, é importante ter disciplina no acesso aos recursos de gestão e definição de prioridades.

Além de estimular a prudência no uso dos recursos digitais, é preciso selecionar corretamente as ferramentas mais adequadas para contribuir com a vida cotidiana.

Por exemplo, uma empresa que atua no setor de construção civil com projetos de Impermeabilização de piso de estacionamento e deseja introduzir ferramentas digitais em suas operações diárias deve considerar pontos como:

• Dificuldade principal;
• Prioridade;
• Disponibilidade da ferramenta;
• Usabilidade;
• Personalização;
• Viabilidade de integração de diferentes recursos.

Parte das questões diz respeito à necessidade de mapear os processos, ou seja, analisar o fluxo de trabalho, o que leva mais tempo e onde estão as oportunidades de melhoria.

Portanto, ao procurar programas de gerenciamento ou mesmo aplicativos, você deve solicitar um teste gratuito e verificar com o fornecedor se há problemas, principalmente para evitar problemas de uso.

Nesse contexto, também é importante observar que se o tempo não for utilizado adequadamente, seja na vida pessoal ou profissional, em algum momento será necessário prolongar o tempo gasto em tudo o que precisa ser resolvido.

Com isso, a adaptação e o compromisso com a otimização de processos podem estar associados às mais diversas atividades que exigem maior atenção no ambiente de negócios devido às constantes mudanças e à competitividade características do mercado.

Este texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimentos onde você encontra centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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Infelizmente, essa dinâmica é mais comum do que se imagina. De acordo com uma pesquisa da Workfront, empresa de softwares dos EUA, 39% dos profissionais se consideram produtivos, enquanto 61% revelaram procrastinar durante o expediente.

Mas afinal, como é possível reverter esse quadro? Neste artigo vamos explicar como melhorar a gestão de tempo e otimizar a produtividade dos funcionários.

O que é gestão de tempo e produtividade no trabalho?

Gestão de tempo e produtividade é a maneira como o profissional se organiza com suas demandas para gerir resultados satisfatórios. O gerenciamento não está atrelado ao ato de planejar por tempo mínimo, isto é, segundos ou minutos, e sim, na otimização diária.

Ela também não se resume somente à conclusão de uma tarefa, mas ao bem-estar de toda equipe. Por isso, durante o gerenciamento, os líderes avaliam os pontos fortes e fracos, e as prioridades estipuladas para cada profissional.

Quais são as principais falhas na gestão de tempo?

No ambiente de trabalho, a produtividade é gerada pela organização pessoal de cada integrante, o que representa atenção naquilo que foi estabelecido. Em contrapartida, os resultados negativos salientam a falta de dedicação com os afazeres propostos.

Em muitos casos, o desperdício de tempo se deve aos fatores emocionais ou físicos. Por exemplo, será que o funcionário não está bem naquele dia para executar suas funções? Ou  está dando maior importância às redes sociais?

De todo modo, esses e outros pontos roubam a energia e a produtividade dos funcionários. Pensando nisso, listamos os desperdícios típicos da atualidade:

1. Procrastinação

Um dos maiores vilões da gestão de tempo e produtividade é a procrastinação. Afinal, enrolar o máximo para entregar as tarefas faz qualquer pessoa se sentir culpada.

Por exemplo, se você é uma pessoa que trabalha apenas em dias úteis, é provável que com o acúmulo de deveres, terá que utilizar parte ou inteiramente do seu final de semana para terminá-las.

Por isso, evite a procrastinação dividindo as tarefas, assim, elas se tornarão mais fáceis de serem administradas.

2. Falta de objetivo

O planejamento estratégico de uma instituição precisa ser definido para que não interfira na execução e no resultado. 

Digamos que os gestores de cada setor devem repassar as atividades e o período a serem  entregues, de preferência, com tempo hábil para evitar a possibilidade de refações. 

Já a falta de objetivo leva às consequências contrárias do que se propõe durante a organização empresarial. Logo, se os indicadores de produtividade não estão alinhados, a companhia não tem como medir os resultados, nem avaliar as métricas.

3. Distração

Olhar a cada instante as notificações de mensagens no celular, as atualizações nas redes sociais ou os e-mails pode atrapalhar a rotina diária. Normalmente, esse bombardeio de informações tira o foco das metas e dos objetivos. 

Então, como forma de equilibrar essa situação, recomenda-se que os líderes orientem suas equipes a ativar o modo silencioso dos aparelhos eletrônicos e usá-los nos momentos de pausa. 

Confira neste vídeo o que Antônio Carlos Soares, CEO do Runrun.it, explica sobre o deep work, fórmula para evitar distrações: https://www.youtube.com/watch?v=tRPYwxiSE_4&feature=emb_logo

4. Ser multitarefa

Fazer diversas demandas ao mesmo tempo só atrapalha o foco para uma entrega de qualidade, além de ocasionar retrabalho ou sobrecarga para outros colegas.

Em outras palavras, fazer duas ou mais coisas simultaneamente leva ao acabamento mal feito de tudo, por isso, realizar uma atividade por vez gera equilíbrio e organização.

Como fazer gestão do tempo?

Percebeu o que pode ser incomodativo para o processo criativo? Então saiba como administrar o tempo do jeito certo:

1. Utilize sistema de gestão de tempo

Uma ferramenta bastante conhecida no meio empresarial é a técnica Pomodoro. Baseada nos timers de cozinha (feitos como o formato de tomate, ou pomodoro), ela consiste na divisão dos fluxos de trabalho em pequenos blocos. 

Recomenda-se que o usuário ative o cronômetro com contagem de 25 minutos para a execução da atividade, e a cada período efetivo dá-se 5 minutos de descanso. 

Após 4 ciclos, aumentam-se as pausas de 15 a 30 minutos, tornando-se mais fácil prestar atenção e se dedicar para concluir com cautela e tranquilidade.

Outra plataforma acessível é o Trello, que organiza as tarefas por cards (ou cartões). O usuário os movimentará entre colunas divididas por ações a serem feitas, em andamento ou concluídas.

2. Crie um planejamento e revisão semanal

Para melhor gestão de tempo e produtividade, estabeleça um momento ideal para fazer um planejamento. O ideal é que seja feito antes de iniciar a semana, por exemplo, no domingo à noite. 

Tenha em mente que entre 30 e 40 minutos é o tempo suficiente para ter uma estrutura organizacional eficiente.

3. Faça um gerenciamento de demandas

Na hora de criar um planejamento, determine uma lista que sinalize as prioridades e o nível de dificuldade em torno delas. Assim, é possível equilibrar da seguinte forma:

Urgente e importante (aquelas com problemas inesperados, de curto prazo ou extremamente fundamentais para os clientes); Importante, mas não é urgente (projetos previstos e relacionados ao trabalho diário, como relatórios).

Urgente, mas não é importante (atender telefonemas, entrar em contato com clientes ou reuniões); Não é urgente, nem importante (aquelas que podem ter pausas maiores para relaxamento).

Como o controle de ponto aumenta a gestão de produtividade?

Os horários de intervalo de um funcionário também contam como parte da gestão de tempo e produtividade de uma equipe, por isso, as empresas que buscam maior rendimento investem em sistemas de gestão de tempo.

Nesse sentido, a GeoVictoria oferece um controle de ponto online prático para quem trabalha alocado ou à distância, possibilitando uma experiência adequada para o gestor verificar o registro de ponto dos colaboradores.

Ao contratar o serviço da GeoVictoria, você tem:

• Equipe de pós-venda e implementação;
• Gestão de ponto centralizada em apenas um lugar;
• Relatório de alocação monitorada dos funcionários;
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Quer saber como melhorar a gestão de tempo da sua equipe? Então entre em contato agora com a GeoVictoria.

Este post foi escrito especialmente para o blog XXX e é uma iniciativa da GeoVictoria de apresentar os benefícios que a gestão de ponto digital pode trazer para a sua empresa.

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