Sem dúvida, uma empresa com gestão de tempo e produtividade é muito mais promissora do que aquela que funciona no modelo pronta-entrega, focada apenas na finalização e não na qualidade do serviço
Infelizmente, essa dinâmica é mais comum do que se imagina. De acordo com uma pesquisa da Workfront, empresa de softwares dos EUA, 39% dos profissionais se consideram produtivos, enquanto 61% revelaram procrastinar durante o expediente.
Mas afinal, como é possível reverter esse quadro? Neste artigo vamos explicar como melhorar a gestão de tempo e otimizar a produtividade dos funcionários.
O que é gestão de tempo e produtividade no trabalho?
Gestão de tempo e produtividade é a maneira como o profissional se organiza com suas demandas para gerir resultados satisfatórios. O gerenciamento não está atrelado ao ato de planejar por tempo mínimo, isto é, segundos ou minutos, e sim, na otimização diária.
Ela também não se resume somente à conclusão de uma tarefa, mas ao bem-estar de toda equipe. Por isso, durante o gerenciamento, os líderes avaliam os pontos fortes e fracos, e as prioridades estipuladas para cada profissional.
Quais são as principais falhas na gestão de tempo?
No ambiente de trabalho, a produtividade é gerada pela organização pessoal de cada integrante, o que representa atenção naquilo que foi estabelecido. Em contrapartida, os resultados negativos salientam a falta de dedicação com os afazeres propostos.
Em muitos casos, o desperdício de tempo se deve aos fatores emocionais ou físicos. Por exemplo, será que o funcionário não está bem naquele dia para executar suas funções? Ou está dando maior importância às redes sociais?
De todo modo, esses e outros pontos roubam a energia e a produtividade dos funcionários. Pensando nisso, listamos os desperdícios típicos da atualidade:
1. Procrastinação
Um dos maiores vilões da gestão de tempo e produtividade é a procrastinação. Afinal, enrolar o máximo para entregar as tarefas faz qualquer pessoa se sentir culpada.
Por exemplo, se você é uma pessoa que trabalha apenas em dias úteis, é provável que com o acúmulo de deveres, terá que utilizar parte ou inteiramente do seu final de semana para terminá-las.
Por isso, evite a procrastinação dividindo as tarefas, assim, elas se tornarão mais fáceis de serem administradas.
2. Falta de objetivo
O planejamento estratégico de uma instituição precisa ser definido para que não interfira na execução e no resultado.
Digamos que os gestores de cada setor devem repassar as atividades e o período a serem entregues, de preferência, com tempo hábil para evitar a possibilidade de refações.
Já a falta de objetivo leva às consequências contrárias do que se propõe durante a organização empresarial. Logo, se os indicadores de produtividade não estão alinhados, a companhia não tem como medir os resultados, nem avaliar as métricas.
3. Distração
Olhar a cada instante as notificações de mensagens no celular, as atualizações nas redes sociais ou os e-mails pode atrapalhar a rotina diária. Normalmente, esse bombardeio de informações tira o foco das metas e dos objetivos.
Então, como forma de equilibrar essa situação, recomenda-se que os líderes orientem suas equipes a ativar o modo silencioso dos aparelhos eletrônicos e usá-los nos momentos de pausa.
Confira neste vídeo o que Antônio Carlos Soares, CEO do Runrun.it, explica sobre o deep work, fórmula para evitar distrações: https://www.youtube.com/watch?v=tRPYwxiSE_4&feature=emb_logo
4. Ser multitarefa
Fazer diversas demandas ao mesmo tempo só atrapalha o foco para uma entrega de qualidade, além de ocasionar retrabalho ou sobrecarga para outros colegas.
Em outras palavras, fazer duas ou mais coisas simultaneamente leva ao acabamento mal feito de tudo, por isso, realizar uma atividade por vez gera equilíbrio e organização.
Como fazer gestão do tempo?
Percebeu o que pode ser incomodativo para o processo criativo? Então saiba como administrar o tempo do jeito certo:
1. Utilize sistema de gestão de tempo
Uma ferramenta bastante conhecida no meio empresarial é a técnica Pomodoro. Baseada nos timers de cozinha (feitos como o formato de tomate, ou pomodoro), ela consiste na divisão dos fluxos de trabalho em pequenos blocos.
Recomenda-se que o usuário ative o cronômetro com contagem de 25 minutos para a execução da atividade, e a cada período efetivo dá-se 5 minutos de descanso.
Após 4 ciclos, aumentam-se as pausas de 15 a 30 minutos, tornando-se mais fácil prestar atenção e se dedicar para concluir com cautela e tranquilidade.
Outra plataforma acessível é o Trello, que organiza as tarefas por cards (ou cartões). O usuário os movimentará entre colunas divididas por ações a serem feitas, em andamento ou concluídas.
2. Crie um planejamento e revisão semanal
Para melhor gestão de tempo e produtividade, estabeleça um momento ideal para fazer um planejamento. O ideal é que seja feito antes de iniciar a semana, por exemplo, no domingo à noite.
Tenha em mente que entre 30 e 40 minutos é o tempo suficiente para ter uma estrutura organizacional eficiente.
3. Faça um gerenciamento de demandas
Na hora de criar um planejamento, determine uma lista que sinalize as prioridades e o nível de dificuldade em torno delas. Assim, é possível equilibrar da seguinte forma:
Urgente e importante (aquelas com problemas inesperados, de curto prazo ou extremamente fundamentais para os clientes); Importante, mas não é urgente (projetos previstos e relacionados ao trabalho diário, como relatórios).
Urgente, mas não é importante (atender telefonemas, entrar em contato com clientes ou reuniões); Não é urgente, nem importante (aquelas que podem ter pausas maiores para relaxamento).
Como o controle de ponto aumenta a gestão de produtividade?
Os horários de intervalo de um funcionário também contam como parte da gestão de tempo e produtividade de uma equipe, por isso, as empresas que buscam maior rendimento investem em sistemas de gestão de tempo.
Nesse sentido, a GeoVictoria oferece um controle de ponto online prático para quem trabalha alocado ou à distância, possibilitando uma experiência adequada para o gestor verificar o registro de ponto dos colaboradores.
Ao contratar o serviço da GeoVictoria, você tem:
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- Relatório de alocação monitorada dos funcionários;
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Este post foi escrito especialmente para o blog XXX e é uma iniciativa da GeoVictoria de apresentar os benefícios que a gestão de ponto digital pode trazer para a sua empresa.