Com o avanço da internet e da tecnologia, diversos serviços que antes só existiam fisicamente, agora estão migrando para o digital, oferecendo maior facilidade e comodidade aos clientes.
Se até pouco tempo atrás, antes da chegada dos bancos digitais, não imaginávamos que poderíamos abrir uma conta bancária sem sair de casa, hoje o mesmo acontece com a abertura de empresas.
Desde a chegada dos serviços de contabilidade digital ao mercado, empresários e empreendedores passaram a ter acesso a uma gama completa de serviços contábeis através da internet.
Sem dúvida alguma, este novo modelo de contabilidade tem feito grande sucesso e contribuído de forma significativa e entregado uma série de vantagens para as empresas que confiam nos serviços digitais.
Deseja saber mais sobre a contabilidade digital, entender o seu funcionamento e os benefícios que este modelo de serviços contábeis pode oferecer para a sua empresa? Então, não perca tempo, continue conosco e acompanhe este conteúdo até o final.
O que é contabilidade digital?
A contabilidade digital é uma alternativa para empresas que não podem perder tempo com burocracia, precisam otimizar custos e estão focadas em crescer de forma rápida e consistente com o apoio de uma contabilidade que realmente trabalhe em favor dos seus negócios.
Neste conceito de contabilidade, a tradicional burocracia e papelada da contabilidade tradicional é deixada de lado e substituída por ferramentas tecnológicas que agilizam processos e tornam a troca de informações entre clientes e contador muito mais dinâmica.
Na contabilidade digital, o empresário não precisa perder tempo se dirigindo periodicamente ao escritório do contador, tendo em vista, que tudo pode ser resolvido através da internet, de forma simples, ágil e eficiente.
Quais as vantagens da contabilidade digital?
Sem dúvida alguma, a contabilidade digital se destaca em função dos inúmeros benefícios que vem apresentando e pode oferecer para as empresas que adotam este modelo de serviços contábeis.
Dentre as principais vantagens que um contador digital pode oferecer, podemos destacar:
1.Redução de custos da Contabilidade digital
A contabilidade digital tem como uma das suas premissas mais importantes, o investimento constante em novas ferramentas e tecnologias, substituindo processos e rotinas manuais por ferramentas e processos automatizados.
Com a ajuda da tecnologia, os contadores conseguem reduzir significativamente os custos operacionais da prestação de serviços, e com isso, podem oferecer mensalidades mais acessíveis aos clientes.
Por sua vez, ao direcionar um volume menor de recursos para a contabilidade, as empresas podem alcançar margens de lucro melhores ou acelerar os seus processos de crescimento e expansão, investindo o dinheiro que “sobra”.
2.Menos papel
Outra vantagem interessante da contabilidade digital é a sua contribuição para a redução da tradicional papelada que durante muitos anos foi uma das marcas negativas da contabilidade tradicional.
Com isso, além de facilitar a troca de informações e o dia a dia das empresas, este novo conceito em serviços contábeis, deixa a sua importante contribuição para o meio ambiente e para as gerações futuras, evitando a derrubada de árvores para a produção de papel.
Através de aplicativos e sistemas web, todas as informações entre cliente e contador são trocadas de forma digital, onde a papelada é substituída por documentos em PDF e consultas web que podem ser realizadas de forma muito mais dinâmica e intuitiva.
3.Agilidade de comunicação
Só quem já precisou de um retorno rápido e imediato da contabilidade, sabe o quanto as coisas acontecem de forma lenta e pouco eficiente no modelo tradicional de contabilidade.
Por sua vez, nos serviços digitais isso é bem diferente, visto que a troca de informações acontece de forma digital, via aplicativos e sistemas que podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer hora do dia, através do celular, tablet ou computador.
Agora, quando você está na fila do banco e lembra que tem uma guia para pagar, basta acessar o sistema do contador pela internet e a guia estará lá, à sua disposição.
A agilidade e a comodidade são marcas importantes que estão diretamente associadas a este novo modelo e conceito de contabilidade.
4.Múltiplas formas de comunicação
A facilidade de comunicação também é uma das vantagens e diferenciais que a contabilidade digital pode oferecer aos seus clientes, tendo em vista que normalmente, os escritórios digitais oferecem múltiplos canais de atendimento, incluindo:
- Central do Cliente;
- WhatsApp;
- Chat;
- E-mail;
- Telefone.
Desta forma, fica muito mais fácil e prático, encontrar o seu contador e falar com ele naqueles momentos em que a sua empresa mais precisa de uma informação ou resposta.
5.Maior segurança e eficiência na gestão de documentos
Ao substituir o papel e documentos físicos por seus correspondentes em formato digital, a contabilidade melhora a eficiência da gestão de documentos e contribui para a não ocorrência de extravio de informações importantes e muitas vezes confidenciais.
Além de oferecer maior segurança aos clientes, a gestão e organização de documentos em formato digital também é muito útil para facilitar a localização de determinadas informações sempre que necessário.
Como podemos observar, são muitos os benefícios, e por isso, assim como os bancos digitais, a contabilidade digital veio para ficar e cada vez mais buscará e conquistará o seu espaço.
Como escolher um serviço de contabilidade digital?
Com múltiplas opções no mercado, escolher um serviço de contabilidade digital eficiente e que realmente entregue os resultados esperados pode não ser uma tarefa fácil, não é mesmo?
Por isso, antes de contratar um serviço contábil, é muito importante que o empresário e o empreendedor observem e levem em consideração, dentre outros, os seguintes fatores:
Custo da mensalidade
Como vimos anteriormente, uma das premissas básicas da contabilidade digital consiste em oferecer economia aos clientes.
Por isso, antes de contratar um serviço deste tipo, é preciso observar quais são os planos oferecidos, fazer as contas e analisar se realmente será possível obter uma boa parcela de economia.
Ferramentas e automação
Antes de escolher uma contabilidade digital, peça uma apresentação das principais funcionalidades que as ferramentas web do contador podem oferecer.
É muito importante que o site e app da contabilidade sejam dinâmicos e intuitivos, pois somente desta forma eles serão capazes de entregar o que realmente se espera.
Canais de comunicação
Observe também quais são as ferramentas e canais de comunicação com a contabilidade, certificando-se que a mesma pode oferecer atendimento ágil sempre que você e a sua empresa precisarem.
O ideal é que a contabilidade digital ofereça múltiplos canais de atendimento, incluindo: e-mail, telefone, WhatsApp, chat e central do cliente.
Experiência de outros clientes
Antes de escolher um serviço de contabilidade digital, você também deve ouvir a opinião e a experiência de outros clientes.
Veja a avaliação de antigos e também de atuais clientes. Ouça o que eles têm a dizer sobre os serviços contábeis em questão e avalie se atende às suas expectativas e as necessidades da sua empresa.
Serviços e soluções
Por fim, certifique-se de que a contabilidade digital em questão pode oferecer todos os serviços e soluções que você precisa, incluindo:
- Abertura de empresa gratuita;
- Cálculo de impostos e emissão de guias;
- Cálculo de pró-labore e folha de pagamento;
- Elaboração do balanço contábil e DRE;
- Entrega de todas as obrigações acessórias exigidas pelo fisco;
- Dentre outros serviços contábeis importantes.
Como migrar para uma contabilidade digital?
Migrar para uma contabilidade digital pode ser muito mais fácil, prático e rápido do que você imagina! Definitivamente, trocar de contador não precisa ser uma dor de cabeça.
Confira o passo a passo e tire suas dúvidas:
1.Verifique o contato com o atual contador
Antes de trocar de contabilidade, verifique o contrato com o atual contador e observe a existência de cláusulas referentes a:
- Vigência do contrato;
- Fidelidade e multa por cancelamento;
- Hipóteses para a rescisão antecipada.
2.Comunique a mudança ao atual contador
Após verificar o contrato e as regras de rescisão previamente estabelecidas, comunique ao seu atual contador a sua decisão e solicite a suspensão dos serviços.
Para resguardar as partes, registre o comunicado por e-mail e solicite a assinatura de um termo de distrato datado.
Além disso, solicite que o contador disponibilize toda a documentação e informações da sua empresa que até então estavam sob a sua guarda.
3.Contrate uma contabilidade digital
Por fim, contrate um serviço de contabilidade digital e forneça ao novo escritório de contabilidade, toda documentação e informações que você possui sobre a sua empresa.
Leia e assine o novo contrato de prestação de serviços e esclareça todas as suas possíveis dúvidas com o seu novo contador.
Sendo assim, é só aproveitar todos os benefícios que a contabilidade digital pode oferecer e acompanhar de perto o trabalho desenvolvido pelo novo escritório de contabilidade.
Sua empresa já conta com os serviços de uma contabilidade digital?
Se a sua resposta foi “Não”, pode ser hora de experimentar o novo e conferir tudo que a tecnologia e este novo conceito em serviços contábeis pode oferecer para o seu negócio!