Você considera implementar um sistema ERP na gestão da sua empresa mas ainda não tem certeza sobre essa necessidade? Neste artigo vamos listar alguns motivos para ter um ERP.
Essa sigla representa a expressão “Enterprise Resource Planning”, que em português significa Planejamento de Recursos Empresariais.
Assim, os softwares de ERP são ferramentas utilizadas para a otimização das informações dentro das empresas.
Em resumo, eles integram dados em um só lugar e fornecem relatórios que facilitam as rotinas do negócio.
São diversas as vantagens de utilizar um sistema ERP e nós selecionamos as cinco principais entre elas para que você compreenda melhor a relevância desse recurso.
Confira nos tópicos seguintes:
Redução de custos
Vamos destacar como primeiro benefício da implementação de um ERP uma das principais metas de todos os gestores: a redução de custos.
A princípio, pode prevalecer uma ideia totalmente contrária relacionada à necessidade de investimento para a utilização do ERP.
E o valor desse investimento pode não ser tão insignificante a curto prazo, mas a economia que ele vai representar quando se pensa em um intervalo de tempo maior vale a pena.
O raciocínio do gestor deve ser o seguinte: ao invés de ter que investir em vários sistemas para englobar diferentes necessidades, você vai concentrar tudo no ERP.
Isso sem falar na economia em relação à necessidade de infraestrutura, de pessoal, de equipes de suporte e de aquisições de licenças relacionadas a cada sistema.
Além disso, há que se considerar também os requisitos de treinamento para os usuários finais.
É por tudo isso que a implementação do ERP tem potencial para reduzir custos relacionados à tecnologia da informação como um todo.
Os custos de diversos sistemas são reduzidos aos custos de um único sistema e os usuários finais precisam aprender a utilizar apenas um sistema ao invés de lidar com vários aplicativos individuais.
Aprimoramento do planejamento organizacional
Do ponto de vista prático, o planejamento é o primeiro passo a ser dado por qualquer gestor tanto para estabelecer suas rotinas cotidianas quanto para traçar novas metas.
Esta etapa é negligenciada em muitas empresas quando falta acesso a dados completos e precisos que permitam um planejamento eficiente.
Com a utilização de um sistema ERP, o acesso a esses dados é amplo e unificado por conta da emissão de relatórios repletos de dados relevantes.
Os relatórios podem ser gerados e acessados a qualquer momento possibilitando análises comparativas entre diversos âmbitos e setores.
Assim, a qualidade do seu planejamento é melhorada proporcionalmente à otimização do seu tempo.
Não serão necessárias diversas planilhas, trocas de e-mails e a procura por dados específicos que você não sabe exatamente onde encontrar.
Os relatórios integram dados de diferentes áreas do negócio e também podem ser personalizados de acordo com os dados que você necessita.
É claro que suas análises se tornarão muito mais completas e confiáveis e o seu planejamento ficará bem mais robusto.
Você poderá identificar os pontos fortes do negócio e as áreas que precisam de melhorias, fazendo inclusive uma escala das melhorias mais urgentes.
As consequências são a tomada de decisões assertivas, o atingimento de metas em prazos bem menores e o maior controle da gestão.
Transparência dos dados
A integração dos dados de diferentes setores em um único sistema permite a facilitação do acesso a todos os processos da empresa.
A partir da implementação do ERP, não haverá aquela antiga dificuldade de ter que procurar ou solicitar determinada informação de um departamento específico e esperar um tempo considerável até obter o acesso.
Os dados de todos os departamentos poderão ser acessados pela equipe de gestão a qualquer hora e de qualquer lugar.
Você pode, inclusive, monitorar variações que ocorrem com frequência, por exemplo, os níveis de estoque e o capital de giro.
Essa transparência proporcionada pela centralização dos dados em um ERP desestimula os erros e as fraudes internas, criando uma gestão mais eficiente.
Por outro lado, há também um ganho em termos colaborativos e em otimização do tempo, já que os relatórios são gerados instantaneamente para que você parta direto para a análise.
Segurança dos dados
A transparência citada no tópico anterior não significa que todos os dados do seu negócio poderão ser acessados por quem desejar.
Pelo contrário, a transparência tem a ver com a centralização de dados e com o acesso imediato pelos gestores ou colaboradores cujas tarefas realmente envolvem esses dados.
O ERP aumenta a segurança desses dados à medida que possibilita a criação de diferentes níveis de acesso e o controle de quem pode acessar e editar cada grupo de dados.
A segurança é reforçada também por conta do único sistema de entrada fornecido pelo ERP.
Quando, para fazer suas análises, o gestor precisa unir informações obtidas a partir de vários sistemas, podem haver conflitos entre as fontes. Porém, quando todos os dados provêm de um único sistema, são mais garantidas sua precisão e consistência.
Nesse sentido, os dados tornam-se mais seguros do ponto de vista da não existência de violação ou imprecisão.
Por fim, cabe dizer que os sistemas ERP também possibilitam os backups periódicos e centralizados de dados confidenciais.
Melhor gestão de estoque
Se sua empresa é focada na produção e precisa movimentar constantemente um estoque físico, você precisa de um sistema ERP.
Ele vai ajudar na organização da sua cadeia de suprimentos tornando-a mais responsiva e facilitando o seu gerenciamento. Você vai conseguir, por exemplo, reduzir os seus prazos de entrega.
Também será possível uma previsão mais precisa das demandas dos seus clientes e das necessidades de aquisições.
Assim, você não correrá o risco de não conseguir atender aos pedidos dos seus clientes e nem de ficar com um estoque parado de determinada mercadoria.
Essa fluidez da cadeia de suprimentos vai possibilitar a tomada de decisões relacionadas à inovação, criando maior credibilidade e vantagem competitiva para a empresa.
Você pode, por exemplo, criar novos produtos com base no conhecimento do perfil de seus clientes em potencial, para satisfazer necessidades iminentes.
É claro que todo esse processo vai potencializar a lucratividade do negócio, um objetivo que está sempre no topo da lista de prioridades dos gestores junto com a redução de custos.
Agora que você já tem bons motivos para implementar o ERP na gestão da sua empresa, é hora de escolher uma das boas opções disponíveis no mercado e colocar esse plano em prática. Experimente gratuitamente o Keruak, um software completo de gestão financeira para o seu negócio.
Natália Lima : Co-Founder & CFO – Keruak Software. Carreira em Administração de Empresas. MBA em Controladoria.