Reformulando seu negócio: Dicas para melhorar a empresa

reformulando seu negócio

A partir do momento que você, empreendedor ou empreendedora, se vê reformulando seu negócio, seja no plano estrutural imobiliário, seja na organização de documentação e regularização por causa do crescimento comercial, isso é motivo de orgulho.

Ainda assim, mesmo que sua empresa esteja funcionando bem o suficiente, você sabe que os processos podem ser melhorados. 

Por vezes, um projeto fica parado por um longo período, ou reuniões que, em outros tempos, pareciam produtivas e úteis, agora se mostram intermináveis e sem sentido. 

Pode parecer que o empreendimento está derrapando, de alguma forma, e é preciso de um ‘empurrão’ para seguir no caminho do sucesso.

Automatize todas as tarefas possíveis

Seja enviando comprovantes de pagamento para os funcionários, ou recebendo recibos de fornecedores do caminhão mudança, uma das melhores formas de agilizar os processos de uma empresa é automatizar tudo que for possível. 

A automação de negócios faz parte das reformas reformulações empresariais, e não se trata de luxo. 

Na verdade, é uma necessidade dentro do cenário competitivo que as empresas se encontram, e a tecnologia está à disposição exatamente para isso. 

Assim, é possível empregar melhorias mais facilmente e continuar desenvolvendo a marca. 

Enquanto se está reformulando seu negócio, é possível automatizar tarefas monótonas, economizando tempo dos funcionários, permitindo que eles realizem atividades mais produtivas, que exigem pensamento crítico ou um toque mais humanizado. 

Embora possa parecer caro, a princípio, os processos automatizados, a longo prazo, permitem a redução de custos e aumentam a eficiência dos negócios. 

Incentive a conversa olho no olho

Enviar um e-mail ou uma mensagem eletrônica no grupo da empresa pode parecer uma maneira eficiente de se obter uma resposta. 

No entanto, o efeito pode ser oposto, levando em consideração que o retorno pode demorar mais do que uma rápida conversa frente a frente.

As ferramentas de comunicação online são úteis ao tentar enviar uma mensagem rápida para os colegas de trabalho. 

Ainda assim, dentro de uma reforma empresarial, a interação pessoal junto à conversa de geladeira, na hora do café, por exemplo, pode acelerar determinados processos e resolver um problema com soluções mais eficientes e criativas rapidamente, ou então responder a uma pergunta ou esclarecer algo importante. 

Para encontrar o equilíbrio para obter uma eficiência ideal, a proposta deve partir do incentivo dos gestores para que os funcionários conversem abertamente uns com os outros sempre que necessário. 

Isso vai criar um fluxo constante de informação em todas as esferas, otimizando fluxos e trazendo insights mais relevantes.. 

Embora o bate-papo online e o e-mail sejam relevantes e bastante acessíveis, ao garantir que os funcionários se sintam à vontade para se comunicar olho no olho, é possível manter os negócios em movimento, com maior eficiência, e com resoluções em um curto espaço de tempo.

Use software de gerenciamento de tarefas

Além de ferramentas como o e-mail e chats dedicados para a comunicação ou colaboração entre equipes, a tecnologia já dispõe de plataformas que permitem ainda mais integração e agilidade na comunicação e acompanhamento de projetos.

Dentre os programas digitais, podemos ressaltar o exemplo do CMMS (Computerized Maintenance Management System), um software que centraliza as informações e facilita os processos das operações de manutenção.

Há ainda plataformas dedicadas ao atendimento ao cliente, como o CRM, ou ainda métodos como o Kanban, que propiciam modelos agility para verificação do andamento de projetos, considerando as etapas e responsáveis por cada ação.

Assim, os softwares de gerenciamento de tarefas são utilizados para facilitar a comunicação e o acompanhamento dos processos de trabalho, tudo centralizado em um único lugar, com segurança e identificação de acesso.

Geralmente os softwares são dispostos em nuvem, o que facilita ainda mais a integração da equipe e o uso da plataforma em diferentes dispositivos, tendo acompanhamento em tempo real.

Inclusive, um software de gerenciamento de tarefas pode ser designado para equipes distintas, e assim ajudar a todos os funcionários a trabalharem em conjunto. Isso poupa o tempo de ter que enviar, e aguardar respostas via e-mail.

Fique atento ao processo estabelecido

Se você tem um projeto que está em andamento, tentar acelerar o processo pode resultar em cortes e, o melhor a se fazer é centrar no que já foi estabelecido. 

Ao tentar cortar custos, por exemplo, para acelerar o processo, algo pode se perder, demandando conserto ou reforma posterior, o que exige o investimento de tempo e dinheiro. 

Assim, é preciso identificar em quais pontos as atividades ocorrerão mais suavemente se o processo inicial for mantido (principalmente quando uma mudança não trouxer impactos relevantes) para priorizar ou determinar quais fluxos realmente serão modificados.

Ou seja, é preciso avaliar e categorizar as prioridades, bem como descartar algumas mudanças, contanto que esteja tudo dentro do cronograma e que os fluxos em questão não apresente nenhuma necessidade real de ajustes. 

Considerações sobre reformular o negócio

É importante que todo empreendedor (e empreendedora) lute pela eficiência e que esteja atento à produtividade empresarial.

No entanto, não deixe que a meta de administrar um negócio mais eficiente ofusque outros objetivos empresariais. 

A melhor maneira de continuar reformulando seu negócio é focar na eficiência.

Assim, torna-se os diferentes setores mais produtivos, mas também consegue-se identificar pontos em que consultorias e terceirizações podem ser necessárias para tornar os fluxos mais dinâmicos. Ou seja, para melhorar o ambiente de trabalho, como é o caso da dedetização.

Por meio de tentativa e erro, e obtendo feedback dos seus funcionários durante todo o processo, você poderá monitorar o que está funcionando, e o que precisa de ajustes e balanceamentos, tanto interna quanto externamente, bem como processos em que esses suportes serão necessários.

Assim, é possível melhorar a eficiência dos negócios, enquanto continua a crescer e fortalecer a sua marca junto ao mercado consumidor e frente a concorrência em geral.