Sistema de gestão, o que é e porque é importante para sua empresa

Em uma empresa há inúmeras rotinas e processos operacionais que precisam ser gerenciados adequadamente, e que estão relacionados às vendas, às finanças, ao estoque, ao controle fiscal e a todas as tarefas pertinentes às diversas áreas que compõem o negócio.

Gerenciar e integrar esses processos pode consumir preciosos recursos humanos, além de deixá-los sujeitos a erros que podem prejudicar as operações de sua empresa, gerando prejuízos financeiros para ela.

Imagine então, se a sua empresa pudesse controlar todos esses processos através de um único sistema? É exatamente isso o que um sistema de gestão empresarial proporciona!

Neste artigo, vamos tentar entender melhor o que é um sistema de gestão, quais são as suas características e como ele pode ser uma ferramenta vital para o bom funcionamento e para o crescimento do seu negócio.

O que é um sistema de gestão empresarial?

Existem, na verdade, diversos tipos de sistema de gestão empresarial, sendo o ERP e o CRM os que são mais utilizados. CRM é a sigla para Customer Relationship Manager, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, que basicamente ajuda a automatizar todos os contatos, bem como as informações dos clientes de uma empresa.

O foco do nosso artigo, no entanto, são os ERPs, ou Enterprise Resource Planning (Planejamento de Recursos Empresariais, em português). Um ERP é um sistema que atua de forma mais abrangente, integrando todas as áreas de uma empresa em uma única plataforma ou software de gestão.

Simplificadamente falando, um Sistema de Gestão Empresarial é um software que disponibiliza uma série de módulos específicos a cada área ou atividade do negócio, compartilhando e integrando entre eles seus dados

UM EXEMPLO PRÁTICO DE FUNCIONAMENTO DO ERP

Ao receber ou vender determinado produto e cadastrar ou ler o seu código de barras, o ERP automaticamente insere ou “dá baixa” desse produto no estoque, registra as informações financeiras e fiscais sobre o produto, como o seu preço de compra, o lucro obtido e impostos a pagar, além das informações do próprio cliente e do fornecedor do produto, sejam eles os dados cadastrais, financeiros ou das suas transações.

Sendo assim, a simples entrada ou saída de um produto em uma loja movimenta todo tipo de informação que é necessária aos seus mais diversos setores.

Após uma simples operação de rotina, como uma venda, o setor contábil, de relacionamento, de estoque, entre outros, já terão imediatamente esses dados registrados e disponíveis e integrados, tudo em tempo real.

A importância do Sistema de Gestão na Empresa

O sistema de gestão empresarial é, hoje, uma peça fundamental em qualquer negócio, desde as microempresas até as empresas de grande porte. A automação é uma tendência no mercado há alguns anos, não por modismo, mas pelos benefícios incontestáveis que o seu uso traz.

A seguir, iremos detalhar alguns benefícios de utilizar um sistema de gestão, antes de mostrar a você as suas principais funcionalidades.


Integração entre as áreas da empresa

Com um sistema de gestão funcionando a favor da sua empresa, os problemas relacionados à dificuldade de comunicação entre as áreas, como o setor de vendas, o financeiro e o estoque, ficam para trás, com informações padronizadas circulando em tempo real.


Maior controle financeiro e fiscal

A sua empresa passa a contar com uma melhor projeção do fluxo de caixa, além de uma visão mais ampla de todas as contas a pagar e a receber. Poderá obter, com apenas alguns cliques, os relatórios e análises que serão úteis para identificar os custos que podem ser racionalizados. Além disso, o sistema também faz o cálculo, de forma automática, de todos os impostos, eliminando a incidência de erros e a possibilidade da incidência de multas.


Uso consciente do capital de giro 

Com uma visão mais abrangente e precisa do estoque e do fluxo de caixa, a sua empresa deixa de investir recursos em produtos que ficarão parados no estoque, comprando apenas o necessário, no momento preciso, liberando o capital de giro para possíveis investimentos e melhorias.


Redução dos desperdícios e do retrabalho

Ajudando a reduzir o volume de processos que são feitos manualmente, o sistema de gestão também diminuirá os erros e as falhas que, de outro modo, em vez de serem corrigidas, consumindo a sua força de trabalho na realização de tarefas repetidas e desnecessárias. 


Aumento da produtividade 

A automatização fará com que a sua equipe não se ocupe das tarefas que o sistema realiza de forma automática. Ao invés de preencher planilhas, contar e conferir produtos no estoque, realizar cadastros e calcular impostos manualmente, os seus funcionários ocuparão esse tempo apenas com as tarefas que ajudarão no crescimento da empresa.  


Tomadas de decisão baseadas em dados

Outra vantagem da utilização de um sistema de gestão é ter todos os dados em um só lugar, organizados e prontos para serem estudados para tomar decisões bem embasadas. Visualizando a situação financeira da empresa, é possível planejar melhor e de forma mais precisa os seus passos no futuro, sem se arriscar com os imprevistos de ações mal planejadas.


Menores custos e maior lucratividade

Todas as vantagens que descrevemos até agora, conduzem a um volume reduzido de despesas e a oportunidade de maximizar os lucros. O sistema de gestão reduz o tempo e o volume de trabalho de cada processo, evita o retrabalho, promove uma visão mais acertada para o corte de gastos, aumenta as possibilidades de venda e reduz os desperdícios, mediante um investimento excepcionalmente abaixo das vantagens que o sistema de gestão proporciona.


Maior segurança dos dados

Toda a documentação e dados sensíveis relativos ao seu negócio estarão apenas em um único sistema online, que possui todos os recursos de segurança mais avançados. Extravios e deterioração de documentos não são problemas reais das empresas que funcionam através de um sistema de gestão.

 

Conheça as funcionalidades de um ERP

Agora que já mostramos algumas das vantagens de contratar um sistema de gestão empresarial para seu negócio, veremos quais são os recursos que proporcionam esses benefícios. Embora possa haver diferenças entre um e outro software de gestão empresarial, é comum que eles contem com as seguintes funcionalidades. 


Emissão de notas e cupons fiscais

O sistema de gestão agiliza a emissão de cupons e notas fiscais (NF-e – Nota Fiscal Eletrônica), abrangendo o cálculo dos impostos, a geração e o envio para a Secretaria da Fazenda do arquivo .XML, a assinatura eletrônica e a impressão do DANFe, automaticamente e sem a necessidade de designar um colaborador para a tarefa, nem correr o risco de haver erros de preenchimento.


Venda de produtos e serviços

Este módulo inclui a elaboração de orçamentos, frente de caixa e PDV, com leitura por código de barras, integrando o setor de vendas ao setor de estoque. Há também o controle de trocas e devoluções, o cálculo das comissões, quando aplicáveis, as condicionais (também chamadas de consignadas) e até o recebimento de notificações para a realização de novas vendas.


Gestão e controle de estoque

A gestão de estoque se torna mais exata e simplificada, com o cadastro de produto utilizando o leitor de código de barras ou via arquivo XML e integrado ao módulo de vendas, com baixas automáticas. Ele também calcula e registra a lucratividade por cada item, gera as etiquetas, auxilia no balanço e notifica automaticamente quando um produto vai precisar de reposição de estoque.


Controle financeiro e fiscal

O sistema de gestão faz o controle do fluxo de caixa e administra todas as contas a pagar ou a receber. Outros recursos são: a geração de boletos, de promissórias e a criação de relatórios financeiros que podem ser personalizados. O sistema também faz o cálculo e o controle dos impostos incidentes nas transações.


Cadastro e controle de clientes

Disponibilização de cadastros de pessoas físicas ou jurídicas, com o preenchimento automático de seus endereços, mapeamento dos clientes por região, seus limites e situação de crédito, entre outras informações relevantes ao negócio.

 

Painel de gestão e relatórios

Você controla tudo isso por meio de um painel administrativo eficiente e descomplicado de utilizar, que pode ser acessado também via aplicativo. Terá à disposição diversos tipos de relatórios, como o relatório financeiro, o relatório de vendas, dos custos, do lucro, das comissões, dos recebimentos e pagamentos, do estoque e até mesmo dos seus melhores clientes.

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