Muito se fala sobre otimização de processos em empresas e de como isso pode ajudar sua gestão a ter melhores resultados. Existem muitas técnicas que podem ser utilizadas para alcançar este e outros objetivos. Mas a melhor maneira de fazer isso é a partir da análise de dados, verificando a situação atual da sua empresa.
Continue sua leitura e aprenda mais sobre análise de dados e suas vantagens.
O que é a análise de dados?
Para realizar uma análise de dados é preciso extrair informações corporativas sobre os processos e resultados da sua empresa. A partir de um relatório, será possível ter um embasamento melhor para gestão e tomada de decisão.
É possível analisar os dados construindo relatórios, ou utilizando sistemas de gestão que entregam todas as informações organizadas para avaliação. Assim, se deseja otimizar a gestão, não deixe este processo de lado. Afinal, os dados é que trarão parâmetros para a tomada de decisão de um investimento, por exemplo.
As vantagens da análise de dados para a gestão da sua empresa
A análise de dados para gestão é um processo muito relevante pois entrega uma série de vantagens como:
- Auxilia na gestão de riscos dos seus processos;
- Garante a tomada de decisão mais assertiva;
- Ajuda a melhorar os processos do dia a dia;
- Ajuda a entender os processos de compra;
- Promove compreensão sobre a situação da empresa frente ao mercado;
- Facilita o mapeamento de novas oportunidades e tendências de mercado;
- Torna a gestão do negócio mais eficiente;
- Ajuda no mapeamento dos gargalos da empresa.
- Permite cortes de custos sem impactar a qualidade do serviços e produtos.
Passo a passo para fazer uma análise de dados efetiva na sua empresa
O investimento em soluções analíticas dentro das empresas tem crescido cada vez mais. As automatizações garantem uma margem de erro menor nos relatórios, permitindo que a análise de dados seja mais correta, embasada em informações concretas.
Para aumentar ainda mais a efetividade do processo, é importante compreender o passo a passo para efetividade e clareza. Acompanhe:
Comece com um bom planejamento
O planejamento é essencial para qualquer estratégia empresarial. Por isso mesmo, ela também faz parte do processo de análise de dados.
Neste primeiro passo, é hora de definir objetivos, orçamento, cronograma e os profissionais responsáveis pela análise de dados em cada um dos setores. Vale destacar que esses profissionais, que estão incluídos nos processos terão uma análise mais efetiva das informações apresentadas.
Se existe um problema nas estratégias de marketing, por exemplo, o responsável pelo setor provavelmente já terá algumas teorias sobre a raiz do problema. Nesse caso, os dados serão apenas uma confirmação ou explicação sobre a situação. Além do mais, esta pessoa também terá uma série de ideias para resolver a questão.
No planejamento também é importante destacar o cronograma de análises e entregas de relatórios com o parecer de cada setor. Pode ser a cada 15 dias, todo o mês ou uma vez por semestre, por exemplo.
Defina o foco de sua análise
É necessário definir qual será o foco da análise realizada. Afinal de contas, uma empresa lida com dados e informações de diversos setores.
De maneira geral, a ideia é compreender qual informação você quer encontrar com a análise de dados. Pode ser uma previsão de vendas para um mês específico. Ou até mesmo os resultados que podem ser alcançados com uma ação promocional.
Para entender os cenários apresentados acima, você vai precisar cruzar dados do setor de marketing, vendas e finanças.
Vale a pena unir os responsáveis pelos setores citados, explicar o objetivo e, por fim, garantir que todos identifiquem a maneira de descobrir a melhor resposta, juntos.
Dados que podem ser analisados para melhorar os processos da sua empresa
A terceira etapa é a definição das hipóteses e perguntas que podem surgir. Na reunião proposta na etapa seguinte, será possível fazer o mapeamento.
Os setores podem sugerir quais dados poderão ser relevantes, e como cruzar essas informações para mais assertividade no processo.
Se você ainda não sabe por onde começar sua análise, procure responder às seguintes perguntas:
- Quais produtos estão vendendo mais?
- Quais custos podem ser cortados sem perder a qualidade nos processos?
- Quais funcionários têm maior produtividade?
- O estoque da empresa tem um bom fluxo ou produtos acabam sendo jogados fora/acumulam?
- Suas estratégias de marketing estão dando resultado?
A partir dessas respostas, você poderá ter uma boa visão da atual situação da sua empresa!
Defina quais serão suas fontes de dados
Depois de ter definido o objetivo por trás da análise de dados que será realizada, é hora de verificar a fonte das informações que serão utilizadas. Existem diferentes sistemas e bancos de dados em sua empresa? Então pense como cruzar estas informações.
Uma planilha de Excel pode ser uma boa opção. Mas também pode ser uma boa ideia optar por um CRM com integração de dados e relatórios.
Contudo, vale destacar que é importante estar atento à Lei Geral de Proteção de Dados para fazer isso.
Faça com que o seu time trabalhe de maneira integrada
Nenhuma empresa trilha o caminho do sucesso sem integração e alinhamento dos objetivos entre os setores que compõem a rotina de tarefas. Na análise de dados isso também é importante.
Garanta que todas as pessoas conheçam os processos por inteiro, para maior fluidez das tarefas e visualização dos problemas com clareza. Isso reflete diretamente nos dados.
Um exemplo claro é: se uma pessoa do time usa um sistema incorretamente, os dados apresentados estarão errados.
Se todos entenderem sua importância nos processos e como utilizar as ferramentas disponíveis, as margens de erro podem diminuir, e até mesmo chegar a zero. Este é um cuidado que toda empresa deve ter!
Ferramentas que podem ajudar no processo de análise de dados
Coletar dados e analisar gráficos e relatórios manualmente pode ser bastante trabalhoso para sua equipe, e ainda traz riscos por envolver um alto volume de informações. Inclusive, isso acaba ocupando um tempo que poderia ser utilizado apenas para as tarefas e para o desenvolvimento de cada.
A melhor maneira de fazer isso é aproveitando as soluções apresentadas pela era digital em que estamos inseridos.
Com a digitalização é possível contar com o apoio de ferramentas, gratuitas e pagas. O mercado apresenta diversas opções, mas é importante verificar as possibilidades para identificar aquele que melhor atende suas necessidades e adequa ao público. Deste modo, é importante pesquisar por sistemas eficientes de gestão para sua realidade, avaliando os serviços oferecidos e demandas.
Busque unificar todos os setores em uma só ferramenta. Contudo, se isso não for possível, é necessário mapear integrações que podem ser feitas.
Por exemplo, um sistema que foca em vendas e marketing e outro que é especializado no setor financeiro e na contabilidade. Se ambos puderem ser integrados, melhor.
Para isso, é importante optar por soluções como ERPs e CRMs, que possibilitam a integração entre logística, gestão, marketing e vendas.
A Análise de dados pode até parecer apenas um detalhe na rotina de uma empresa. Mas a verdade é que por meio dela sua empresa pode otimizar processos e encontrar lucratividade, qualidade e – por fim – destaque no mercado atuante.